NLENDE
Probeer gratis
Gids

Kassasysteem kiezen: soorten, kosten en checklist

Een kassasysteem is de combinatie van software en hardware waarmee je verkopen registreert, betalingen afrekent en je omzet bijhoudt. Moderne systemen doen vaak veel meer, zoals voorraad, klanten, webshop en boekhouding. In deze gids lees je welke soorten er zijn, wat een kassasysteem kost en hoe je het systeem kiest dat bij jouw bedrijf past.

In het kort

Er zijn grofweg vier soorten kassasystemen: een app-kassa op een betaalterminal of tablet, lokale kassasoftware, een cloudkassasysteem en een kassa met geïntegreerde bedrijfssoftware (ERP). Welke het beste past, hangt af van je branche, je aantal locaties en hoeveel je wilt automatiseren.

  • Vergelijk de totale kosten: software per maand, hardware, pintransacties, koppelingen en support.
  • Check de fiscale regels in je land, zoals de witte kassa en Peppol in België en de TSE in Duitsland.
  • Let op voorraadbeheer, koppelingen, offline werken, bereikbare support en export van je gegevens.

Bijgewerkt: oktober 2026

Soorten

Welke soorten kassasystemen zijn er?

Kassasystemen verschillen vooral in waar de software draait en hoeveel je er naast het afrekenen mee regelt. Het overzicht hieronder beschrijft de vier hoofdtypen in algemene termen. Binnen elke categorie bestaan grote verschillen tussen aanbieders.

Vergelijking van de vier soorten kassasystemen: wat het is, voor wie, voordelen en nadelen
Soort Wat is het? Geschikt voor Voordelen Nadelen
App-kassa of betaalterminal-kassa Een eenvoudige kassa-app op een smartphone, tablet of slimme pinautomaat, vaak aangeboden door een betaalprovider. Starters, marktkramen, pop-ups, evenementen en ondernemers met een klein assortiment. Snel gestart, weinig hardware nodig, lage instapkosten en mobiel te gebruiken. Beperkt voorraad- en productbeheer, weinig rapportages en koppelingen. Je zit vaak vast aan één betaalprovider en diens transactietarieven.
Lokale kassasoftware (standalone) Kassasoftware die op een computer of kassa in je zaak is geïnstalleerd, met de gegevens lokaal of op een eigen server. Bedrijven met één vaste locatie die weinig veranderen of een onbetrouwbare internetverbinding hebben. Werkt los van internet, soms een eenmalige licentie en veel controle over de eigen installatie. Updates, back-ups en beveiliging regel je zelf. Op afstand meekijken en meerdere locaties koppelen is lastiger, en webshopkoppelingen vragen vaak maatwerk.
Cloudkassasysteem Kassasoftware die via internet draait, in de browser of als app. De gegevens staan centraal bij de leverancier. Winkels, horeca en ketens die overal inzicht willen en meerdere kassa's of locaties hebben. Altijd de nieuwste versie, realtime cijfers op elk apparaat, eenvoudig uitbreiden met kassa's of locaties en back-ups geregeld door de leverancier. Een abonnement per maand. Afhankelijk van internet, tenzij het systeem offline kan doorwerken. Je gegevens staan bij de leverancier, dus let op export en privacy.
Kassa met geïntegreerde bedrijfssoftware (ERP) Een kassasysteem dat deel uitmaakt van een breder platform met voorraad, inkoop, verkooporders, facturatie, CRM en soms een B2B-portaal. Groeiende retailers, concept stores, groothandels en bedrijven die zowel aan consumenten als aan zakelijke klanten verkopen. Eén bron van gegevens, geen dubbele invoer, voorraad en financiën kloppen over alle kanalen, en minder losse pakketten en koppelingen. Meer functies om in te richten, dus een goede implementatie en begeleiding zijn belangrijk. Voor een heel kleine zaak kan het meer zijn dan nodig.

Wat is een cloudkassasysteem?

Bij een cloudkassasysteem draait de software niet op één computer in je zaak, maar op de servers van de leverancier. Je kassa, tablet of laptop maakt via internet verbinding. Het voordeel: je ziet de omzet en voorraad van al je kassa's en locaties direct, ook vanuit huis, en updates worden automatisch doorgevoerd. Vraag wel altijd wat er gebeurt als het internet uitvalt. Een goed cloudkassasysteem kan bij een storing gewoon doorverkopen en werkt de gegevens bij zodra de verbinding terug is.

Wat is het beste kassasysteem?

Er bestaat geen kassasysteem dat voor iedereen het beste is. Voor een marktkraam is een app-kassa vaak genoeg, terwijl een winkel met webshop en drie vestigingen veel meer heeft aan een cloudkassa met voorraadbeheer. Dat geldt ook voor zelfstandige handelaars in België: kijk eerst naar je eigen situatie. Moet je een geregistreerd kassasysteem gebruiken? Verkoop je ook aan bedrijven die een Peppol-factuur verwachten? En hoeveel tijd wil je kwijt zijn aan administratie? Gebruik de checklist hieronder om aanbieders op dezelfde punten te vergelijken.

Goed om te weten: Count-IT is zelf een cloudkassasysteem met geïntegreerde bedrijfssoftware (de laatste twee soorten in de tabel). Je werkt in de browser of de app op elk apparaat en kunt bij een internetstoring op de kassa basis afrekenen; de bonnen worden later gesynchroniseerd. Houd daar rekening mee bij het lezen van deze gids.

Kosten

Wat kost een kassasysteem?

Wat een kassasysteem kost, hangt af van het type, het aantal kassa's en wat er wel en niet in de prijs zit. Vergelijk daarom niet alleen de maandprijs, maar alle kostenposten over een periode van een paar jaar. Met deze onderdelen houd je rekening.

Software: abonnement of licentie

Cloudkassasystemen rekenen meestal een abonnement per kassa of per locatie per maand. Lokale software werkt soms met een eenmalige licentie plus jaarlijkse onderhoudskosten. Vraag na of updates en nieuwe functies in de prijs zitten.

Hardware

Denk aan een kassacomputer of tablet, bonprinter, kassalade, barcodescanner, klantdisplay en eventueel een weegschaal of labelprinter. Hardware koop je meestal eenmalig. Controleer of je bestaande apparatuur bruikbaar blijft.

Pinautomaat en transactiekosten

Voor pinbetalingen heb je een betaalterminal nodig, gekocht of gehuurd, en je betaalt per transactie aan een betaalprovider. Die tarieven verschillen per provider en betaalmethode. Kijk of de kassa met meerdere providers kan koppelen, zodat je kunt kiezen.

Koppelingen en add-ons

Een koppeling met je webshop, boekhouding of verzendpartij is soms inbegrepen en soms een betaalde add-on. Koppelingen die via externe partijen lopen, kunnen daarnaast eigen kosten hebben.

Prijs per gebruiker of per module

Sommige aanbieders rekenen extra per medewerker, per module (zoals voorraad of een klantenkaart) of per extra locatie. Bij groei loopt dat snel op. Reken daarom uit wat je over twee of drie jaar betaalt.

Implementatie, training en support

Inrichten, gegevens overzetten, training en support kunnen eenmalig of maandelijks in rekening worden gebracht. Vraag ook of support telefonisch bereikbaar is en of daar extra kosten aan verbonden zijn.

Tip: zet de offertes van verschillende aanbieders in één overzicht, met de eenmalige kosten (hardware, installatie) en de terugkerende kosten (abonnement, transacties, add-ons) over drie jaar. Pas dan zie je welk kassasysteem echt het voordeligst is.

Checklist

Waar let je op bij het kiezen van een kassasysteem?

Leg deze veertien punten naast elk kassasysteem dat je overweegt. Zo vergelijk je aanbieders op dezelfde criteria en kom je niet achteraf voor verrassingen te staan.

  1. Past het bij je branche?

    Een kledingwinkel heeft maten en kleuren nodig, een restaurant een tafelplan en bonprinters voor keuken en bar, een concept store een afrekening per ondernemer. Vraag naar ervaring in jouw branche.

  2. Voorraadbeheer

    Wordt de voorraad bij elke verkoop bijgewerkt? Kun je tellen, minimumvoorraden instellen en inkooporders maken? Werkt het met varianten zoals maat en kleur?

  3. Meerdere locaties

    Zie je omzet en voorraad per vestiging en kun je voorraad verplaatsen tussen winkels of magazijnen? Ook met één winkel is groeiruimte handig.

  4. Koppeling met je webshop

    Worden producten, voorraad en bestellingen gesynchroniseerd, zodat je online niet verkoopt wat in de winkel al op is? Controleer welke webshopplatformen worden ondersteund.

  5. Koppeling met je boekhouding

    Gaan omzet, btw en facturen automatisch naar je boekhoudpakket? Dat scheelt overtypen en fouten. Vraag welke pakketten worden ondersteund.

  6. Fiscale regels in jouw land

    Voldoet het systeem aan de regels waar je verkoopt, zoals het geregistreerd kassasysteem in de Belgische horeca of de TSE in Duitsland? Zie het overzicht per land verderop.

  7. Offline kunnen werken

    Wat gebeurt er als het internet uitvalt? Kun je doorverkopen en worden de gegevens later bijgewerkt?

  8. Support: telefoon of ticket?

    Kun je een mens bellen, of alleen een ticket indienen? Op welke dagen en tijden is support bereikbaar, ook op zaterdag? En zit support in de prijs?

  9. Contract en export van je gegevens

    Wat zijn de looptijd en de opzegtermijn? Kun je producten, klanten en transacties exporteren als je ooit wilt overstappen?

  10. Hardware

    Werkt de software op apparatuur die je al hebt, of moet je specifieke hardware kopen? Wordt die vooraf ingericht en getest?

  11. Gebruikers en rechten

    Kun je per medewerker bepalen wat die mag, zoals retourneren, korting geven of de kassalade openen? En betaal je per gebruiker?

  12. Rapportages

    Zie je omzet, marges, bestsellers en voorraadwaarde per periode, locatie en medewerker? Kun je exporteren naar Excel of PDF?

  13. Schaalbaarheid: B2B en ERP

    Groeit het systeem mee als je ook aan bedrijven gaat leveren, met offertes, verkooporders, facturen en een B2B-bestelportaal? Of moet je dan opnieuw overstappen?

  14. Hulp bij de overstap

    Helpt de leverancier met het overzetten van producten en klanten, het inrichten en de training? En hoe snel ben je live?

Per branche

Welk kassasysteem past bij jouw branche?

Elke branche stelt eigen eisen aan een kassasysteem. Dit zijn per sector de belangrijkste aandachtspunten, met een link naar de uitgebreide pagina.

Retail en winkels

Belangrijk zijn snel afrekenen met een barcodescanner, varianten zoals maat en kleur, voorraad per locatie en een koppeling met je webshop. Lees meer over een kassasysteem voor retail en winkels.

Horeca

Let op een tafelplan, bestellen vanaf een tablet of telefoon, bonnen naar keuken- en barprinters, rekeningen splitsen en fooi. In België speelt bovendien de witte kassa. Bekijk het kassasysteem voor horeca.

Concept stores en shop-in-shop

Hier draait het om verkoop per merk of ondernemer, commissie of huur, en een correcte afrekening per deelnemer. Lees hoe een kassasysteem voor concept stores en shop-in-shop dat regelt.

Zakelijke dienstverlening en B2B

Naast een kassa heb je vaak CRM, offertes, verkooporders en facturatie nodig, met klantspecifieke prijzen. Bekijk B2B-software met CRM en orderbeheer.

Groothandel

Grote volumes vragen om inkoop, orderverwerking, picklijsten, facturatie en koppelingen met boekhouding en logistiek. Lees meer over software voor groothandels.

Kassa en ERP in één

Verkoop je in de winkel, online én aan zakelijke klanten? Dan voorkom je dubbel werk met een kassasysteem met ERP: voorraad, inkoop, orders en facturen in hetzelfde systeem als je kassa. Zakelijke klanten bestellen dan zelf via een B2B-bestelportaal.

Per land

Fiscale regels voor kassasystemen in Nederland, België en Duitsland

De regels voor kassasystemen verschillen sterk per land. Dit is een algemeen overzicht, geen fiscaal advies.

Nederland

In Nederland geldt geen certificeringsplicht voor kassasystemen. Je moet wel een volledige en controleerbare administratie bijhouden, inclusief je kasadministratie, en die volgens de regels van de Belastingdienst bewaren (in de regel zeven jaar). Kies daarom een kassa die alle verkopen, retouren en kortingen vastlegt en waaruit je gegevens kunt exporteren.

In Count-IT sluit je elke dag af met een kastelling, exporteer je rapportages naar Excel of PDF en stuur je omzet en facturen via een koppeling naar je boekhoudpakket.

België

Bepaalde horecazaken moeten een geregistreerd kassasysteem (GKS, de zogeheten witte kassa) gebruiken; of dat voor jou geldt, hangt onder meer af van je activiteiten en omzet. Ondernemers die niet voor elke verkoop een factuur hoeven te maken, registreren hun dagontvangsten in een dagontvangstenboek. En sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B).

Count-IT ondersteunt het dagontvangstenboek en het verzenden van e-facturen via Peppol, beide via Scrada. Valt je horecazaak onder de GKS-plicht? Overleg dan vooraf met ons en je boekhouder wat voor jouw situatie nodig is.

Duitsland

Volgens de KassenSichV moeten elektronische kassasystemen beveiligd zijn met een gecertificeerde technische beveiligingsvoorziening (TSE). Je moet bij elke verkoop een kassabon kunnen verstrekken, kassagegevens moeten via de standaardexport DSFinV-K beschikbaar zijn en je digitale administratie moet voldoen aan de GoBD, inclusief een Verfahrensdokumentation.

Count-IT gebruikt de gecertificeerde cloud-TSE en de DSFinV-K-export van Fiskaly, en heeft met Interev een gecertificeerde GoBD-Verfahrensdokumentation opgesteld.

Regels veranderen regelmatig en hangen af van je situatie. Controleer de actuele verplichtingen altijd met je boekhouder of belastingadviseur voordat je een kassasysteem kiest. Hoe Count-IT hiermee omgaat, lees je op de pagina certificering en compliance.

Stappenplan

Overstappen van kassasysteem: stappenplan

Overstappen naar een nieuw kassasysteem klinkt als veel werk, maar met een goede voorbereiding gaat het in zeven stappen. Plan de overstap bij voorkeur in een rustige periode.

  1. Breng je huidige situatie in kaart

    Noteer wat goed werkt en wat niet, welke hardware je hebt, welke koppelingen je gebruikt en wanneer je huidige contract afloopt.

  2. Stel je eisen op

    Loop de checklist op deze pagina door en bepaal wat echt nodig is en wat vooral leuk is om te hebben.

  3. Vergelijk en probeer

    Vraag een demo aan bij een paar aanbieders en test met je eigen producten en werkwijze. Count-IT kun je 30 dagen gratis proberen of bekijken in een live online demo van 30 minuten.

  4. Exporteer je gegevens

    Exporteer producten, klanten en leveranciers uit je oude systeem, noteer openstaande tegoeden zoals cadeaubonnen en bewaar je historische omzetgegevens voor je administratie.

  5. Importeer en richt in

    Zet producten en klanten over, bijvoorbeeld via Excel of CSV. Test eerst met een paar regels en richt daarna btw, betaalmethoden, kassaknoppen en gebruikersrechten in.

  6. Sluit hardware en koppelingen aan

    Koppel pinautomaat, printers, scanner, webshop en boekhouding, en doe een proefverkoop inclusief retour en dagafsluiting.

  7. Train je team en ga live

    Neem de belangrijkste handelingen door met je medewerkers, kies een rustige startdag en houd de support van je leverancier bij de hand.

Veelgestelde vragen

Vragen over het kiezen van een kassasysteem

Welke kassasystemen zijn er?

Er zijn grofweg vier soorten: een app-kassa op een smartphone, tablet of slimme pinautomaat; lokale kassasoftware die op een computer in je zaak draait; een cloudkassasysteem dat via internet werkt; en een kassa met geïntegreerde bedrijfssoftware (ERP) voor voorraad, inkoop, orders en facturatie. Binnen elke soort verschillen aanbieders sterk.

Wat kost een kassasysteem per maand?

Dat hangt af van het type en van wat er in de prijs zit. Reken naast het abonnement ook op hardware, transactiekosten voor pinbetalingen, eventuele koppelingen en support. Ter vergelijking: Count-IT kost € 35 (Light) of € 69 (Full) per maand per kassa, exclusief btw, inclusief support, updates en onbeperkt gebruikers.

Wat is het beste kassasysteem?

Er is geen kassasysteem dat voor iedereen het beste is. Het beste systeem past bij je branche, je aantal locaties, je webshop en boekhouding, de fiscale regels in je land en je budget. Vergelijk aanbieders met een vaste checklist en probeer het systeem met je eigen producten voordat je kiest.

Wat is het beste kassasysteem voor zelfstandige handelaars in België?

Kijk als Belgische zelfstandige eerst naar de regels die voor jou gelden: heb je een horecazaak met een GKS-plicht, moet je een dagontvangstenboek bijhouden en stuur je facturen naar bedrijven via Peppol? Kies daarna een systeem dat bij je branche past, met bereikbare support. Count-IT ondersteunt het dagontvangstenboek en het verzenden via Peppol via Scrada.

Wat is het verschil tussen een cloudkassa en een lokale kassa?

Een lokale kassa draait op een computer in je zaak; updates en back-ups regel je zelf. Een cloudkassa draait via internet bij de leverancier, zodat je overal je cijfers ziet, updates automatisch komen en je eenvoudig kassa's of locaties toevoegt. Daar staat meestal een maandelijks abonnement tegenover.

Werkt een cloudkassasysteem zonder internet?

Dat verschilt per systeem, dus vraag het altijd na. Bij Count-IT kun je bij een internetstoring op de kassa basis afrekenen; de bonnen worden later gesynchroniseerd.

Heb ik een gecertificeerd kassasysteem nodig?

Dat hangt af van het land. In Nederland is er geen certificeringsplicht, maar wel een plicht om je administratie bij te houden en te bewaren. In België moeten bepaalde horecazaken een geregistreerd kassasysteem gebruiken. In Duitsland moet een elektronische kassa beveiligd zijn met een TSE. Controleer je situatie met je boekhouder.

Hoe lang duurt overstappen naar een nieuw kassasysteem?

Met een goede voorbereiding kan het snel. Bij Count-IT ben je meestal binnen enkele dagen live: je importeert producten via Excel of CSV, hardware wordt vooraf getest en geconfigureerd, en we helpen je met de overstap.

Kan ik mijn bestaande kassahardware blijven gebruiken?

Vaak wel, maar dat hangt af van de software. Count-IT werkt in de browser of de app op elk apparaat, en voor bestaande printers, scanners en pinautomaten controleren we eerst of ze compatibel zijn.

Count-IT zelf vergelijken?

Probeer Count-IT 30 dagen gratis en vrijblijvend met je eigen producten, of bekijk wat het per kassa kost.

Probeer 30 dagen gratis Bekijk prijzen