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Ratgeber

Kassensystem auswählen: Arten, Kosten und Checkliste

Ein Kassensystem ist die Kombination aus Software und Hardware, mit der Sie Verkäufe erfassen, Zahlungen abwickeln und Ihren Umsatz im Blick behalten. Moderne Systeme können oft viel mehr, etwa Lager, Kunden, Onlineshop und Buchhaltung. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Arten es gibt, was ein Kassensystem kostet und wie Sie das System auswählen, das zu Ihrem Unternehmen passt.

Kurz gesagt

Grob gibt es vier Arten von Kassensystemen: eine App-Kasse auf einem Zahlungsterminal oder Tablet, lokale Kassensoftware, ein Cloud-Kassensystem und eine Kasse mit integrierter Unternehmenssoftware (ERP). Welche am besten passt, hängt von Ihrer Branche, der Zahl Ihrer Standorte und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.

  • Vergleichen Sie die Gesamtkosten: Software pro Monat, Hardware, Kartenzahlungen, Integrationen und Support.
  • Prüfen Sie die steuerlichen Regeln in Ihrem Land, etwa die TSE in Deutschland sowie die registrierte Kasse und Peppol in Belgien.
  • Achten Sie auf Warenwirtschaft, Integrationen, Offline-Betrieb, erreichbaren Support und den Export Ihrer Daten.

Aktualisiert: Oktober 2026

Arten

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

Kassensysteme unterscheiden sich vor allem darin, wo die Software läuft und wie viel Sie neben dem Kassieren damit erledigen. Die Übersicht unten beschreibt die vier Haupttypen allgemein. Innerhalb jeder Kategorie gibt es große Unterschiede zwischen den Anbietern.

Vergleich der vier Arten von Kassensystemen: was es ist, für wen, Vor- und Nachteile
Art Was ist das? Geeignet für Vorteile Nachteile
App-Kasse oder Terminal-Kasse Eine einfache Kassen-App auf Smartphone, Tablet oder smartem Kartenterminal, oft von einem Zahlungsanbieter angeboten. Gründer, Marktstände, Pop-up-Stores, Veranstaltungen und Betriebe mit kleinem Sortiment. Schnell startklar, wenig Hardware nötig, niedrige Einstiegskosten und mobil einsetzbar. Eingeschränkte Lager- und Artikelverwaltung, wenige Auswertungen und Integrationen. Oft an einen Zahlungsanbieter und dessen Transaktionsgebühren gebunden.
Lokale Kassensoftware (Standalone) Kassensoftware, die auf einem Computer oder einer Kasse in Ihrem Geschäft installiert ist; die Daten liegen lokal oder auf einem eigenen Server. Betriebe mit einem festen Standort, die wenig verändern oder eine unzuverlässige Internetverbindung haben. Funktioniert unabhängig vom Internet, teils mit einmaliger Lizenz und viel Kontrolle über die eigene Installation. Updates, Backups und Sicherheit regeln Sie selbst. Fernzugriff und die Verbindung mehrerer Standorte sind schwieriger, und Onlineshop-Anbindungen erfordern oft individuelle Lösungen.
Cloud-Kassensystem Kassensoftware, die über das Internet läuft, im Browser oder als App. Die Daten liegen zentral beim Anbieter. Einzelhandel, Gastronomie und Filialbetriebe, die überall Einblick wünschen und mehrere Kassen oder Standorte haben. Immer die neueste Version, Echtzeitzahlen auf jedem Gerät, einfache Erweiterung um Kassen oder Standorte und Backups durch den Anbieter. Ein monatliches Abonnement. Abhängig vom Internet, sofern das System nicht offline weiterarbeiten kann. Ihre Daten liegen beim Anbieter, achten Sie also auf Export und Datenschutz.
Kasse mit integrierter Unternehmenssoftware (ERP) Ein Kassensystem als Teil einer umfassenderen Plattform mit Warenwirtschaft, Einkauf, Kundenaufträgen, Rechnungsstellung, CRM und teils einem B2B-Portal. Wachsende Einzelhändler, Concept Stores, Großhändler und Unternehmen, die an Verbraucher und Geschäftskunden verkaufen. Eine einzige Datenquelle, keine doppelte Erfassung, stimmige Bestände und Finanzen über alle Kanäle und weniger einzelne Programme und Schnittstellen. Mehr Funktionen einzurichten, daher sind eine gute Einführung und Begleitung wichtig. Für einen sehr kleinen Betrieb kann es mehr sein als nötig.

Was ist ein Cloud-Kassensystem?

Bei einem Cloud-Kassensystem läuft die Software nicht auf einem einzelnen Computer in Ihrem Geschäft, sondern auf den Servern des Anbieters. Ihre Kasse, Ihr Tablet oder Laptop verbindet sich über das Internet. Der Vorteil: Sie sehen Umsatz und Bestand aller Kassen und Standorte sofort, auch von zu Hause, und Updates werden automatisch eingespielt. Fragen Sie aber immer, was bei einem Internetausfall passiert. Ein gutes Cloud-Kassensystem kann bei einer Störung weiterverkaufen und aktualisiert die Daten, sobald die Verbindung wieder steht.

Was ist das beste Kassensystem?

Es gibt kein Kassensystem, das für alle das beste ist. Für einen Marktstand reicht oft eine App-Kasse, während ein Geschäft mit Onlineshop und drei Filialen von einer Cloud-Kasse mit Warenwirtschaft deutlich mehr hat. Das gilt auch für Selbstständige in Belgien: Gehen Sie von Ihrer eigenen Situation aus. Müssen Sie ein registriertes Kassensystem verwenden? Verkaufen Sie auch an Unternehmen, die eine Peppol-Rechnung erwarten? Und wie viel Zeit möchten Sie in die Verwaltung stecken? Nutzen Sie die Checkliste unten, um Anbieter nach denselben Kriterien zu vergleichen.

Gut zu wissen: Count-IT ist selbst ein Cloud-Kassensystem mit integrierter Unternehmenssoftware (die letzten beiden Arten in der Tabelle). Sie arbeiten im Browser oder in der App auf jedem Gerät und können bei einer Internetstörung an der Kasse einfache Verkäufe abrechnen; die Belege werden später synchronisiert. Berücksichtigen Sie das beim Lesen dieses Ratgebers.

Kosten

Was kostet ein Kassensystem?

Was ein Kassensystem kostet, hängt von der Art, der Zahl der Kassen und davon ab, was im Preis enthalten ist. Vergleichen Sie deshalb nicht nur den Monatspreis, sondern alle Kostenpunkte über einige Jahre. Diese Bestandteile sollten Sie berücksichtigen.

Software: Abonnement oder Lizenz

Cloud-Kassensysteme berechnen meist ein Abonnement pro Kasse oder Standort und Monat. Lokale Software arbeitet teils mit einer einmaligen Lizenz plus jährlichen Wartungskosten. Fragen Sie nach, ob Updates und neue Funktionen im Preis enthalten sind.

Hardware

Denken Sie an Kassencomputer oder Tablet, Bondrucker, Kassenschublade, Barcodescanner, Kundendisplay und gegebenenfalls eine Waage oder einen Etikettendrucker. Hardware kaufen Sie meist einmalig. Prüfen Sie, ob Ihre vorhandenen Geräte weiter nutzbar sind.

Kartenterminal und Transaktionsgebühren

Für Kartenzahlungen benötigen Sie ein Zahlungsterminal, gekauft oder gemietet, und Sie zahlen pro Transaktion an einen Zahlungsanbieter. Diese Gebühren unterscheiden sich je nach Anbieter und Zahlungsart. Prüfen Sie, ob die Kasse mit mehreren Anbietern verbunden werden kann, damit Sie die Wahl haben.

Integrationen und Add-ons

Eine Anbindung an Onlineshop, Buchhaltung oder Versanddienstleister ist manchmal inklusive und manchmal ein kostenpflichtiges Add-on. Integrationen über externe Anbieter können zusätzlich eigene Kosten haben.

Preis pro Benutzer oder pro Modul

Manche Anbieter berechnen zusätzlich pro Mitarbeiter, pro Modul (etwa Lager oder Kundenkarte) oder pro weiterem Standort. Bei Wachstum summiert sich das schnell. Rechnen Sie deshalb aus, was Sie in zwei oder drei Jahren zahlen.

Einführung, Schulung und Support

Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und Support können einmalig oder monatlich berechnet werden. Fragen Sie auch, ob der Support telefonisch erreichbar ist und ob dafür Zusatzkosten anfallen.

Tipp: Stellen Sie die Angebote verschiedener Anbieter in einer Übersicht zusammen, mit den einmaligen Kosten (Hardware, Installation) und den laufenden Kosten (Abonnement, Transaktionen, Add-ons) über drei Jahre. Erst dann sehen Sie, welches Kassensystem wirklich am günstigsten ist.

Checkliste

Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Kassensystems achten?

Prüfen Sie jedes Kassensystem, das Sie in Betracht ziehen, anhand dieser vierzehn Punkte. So vergleichen Sie Anbieter nach denselben Kriterien und erleben später keine Überraschungen.

  1. Passt es zu Ihrer Branche?

    Ein Modegeschäft braucht Größen und Farben, ein Restaurant einen Tischplan und Drucker für Küche und Bar, ein Concept Store eine Abrechnung pro Unternehmer. Fragen Sie nach Erfahrung in Ihrer Branche.

  2. Warenwirtschaft

    Wird der Bestand bei jedem Verkauf aktualisiert? Können Sie zählen, Mindestbestände festlegen und Bestellungen anlegen? Funktioniert es mit Varianten wie Größe und Farbe?

  3. Mehrere Standorte

    Sehen Sie Umsatz und Bestand pro Filiale und können Sie Ware zwischen Geschäften oder Lagern umbuchen? Auch mit einem Geschäft ist Spielraum für Wachstum nützlich.

  4. Anbindung an Ihren Onlineshop

    Werden Artikel, Bestände und Bestellungen synchronisiert, damit Sie online nichts verkaufen, was im Laden schon ausverkauft ist? Prüfen Sie, welche Shopsysteme unterstützt werden.

  5. Anbindung an Ihre Buchhaltung

    Gehen Umsatz, Umsatzsteuer und Rechnungen automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware? Das spart Abtippen und Fehler. Fragen Sie, welche Programme unterstützt werden.

  6. Steuerliche Regeln in Ihrem Land

    Erfüllt das System die Regeln dort, wo Sie verkaufen, etwa die TSE in Deutschland oder das registrierte Kassensystem in der belgischen Gastronomie? Siehe die Übersicht nach Land weiter unten.

  7. Offline arbeiten

    Was passiert, wenn das Internet ausfällt? Können Sie weiterverkaufen, und werden die Daten später aktualisiert?

  8. Support: Telefon oder Ticket?

    Können Sie einen Menschen anrufen oder nur ein Ticket einreichen? An welchen Tagen und zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar, auch samstags? Und ist der Support im Preis enthalten?

  9. Vertrag und Datenexport

    Wie sind Laufzeit und Kündigungsfrist? Können Sie Artikel, Kunden und Transaktionen exportieren, falls Sie einmal wechseln möchten?

  10. Hardware

    Läuft die Software auf vorhandenen Geräten, oder müssen Sie bestimmte Hardware kaufen? Wird diese vorab eingerichtet und getestet?

  11. Benutzer und Rechte

    Können Sie pro Mitarbeiter festlegen, was er darf, etwa Retouren, Rabatte oder das Öffnen der Kassenschublade? Und zahlen Sie pro Benutzer?

  12. Auswertungen

    Sehen Sie Umsatz, Margen, Bestseller und Lagerwert pro Zeitraum, Standort und Mitarbeiter? Können Sie nach Excel oder PDF exportieren?

  13. Skalierbarkeit: B2B und ERP

    Wächst das System mit, wenn Sie auch Geschäftskunden beliefern, mit Angeboten, Kundenaufträgen, Rechnungen und einem B2B-Bestellportal? Oder müssen Sie dann erneut wechseln?

  14. Hilfe beim Umstieg

    Hilft der Anbieter bei der Übernahme von Artikeln und Kunden, der Einrichtung und der Schulung? Und wie schnell sind Sie startklar?

Nach Branche

Welches Kassensystem passt zu Ihrer Branche?

Jede Branche stellt eigene Anforderungen an ein Kassensystem. Hier die wichtigsten Punkte je Branche, mit einem Link zur ausführlichen Seite.

Einzelhandel

Wichtig sind schnelles Kassieren mit Barcodescanner, Varianten wie Größe und Farbe, Bestände pro Standort und eine Anbindung an Ihren Onlineshop. Mehr über ein Kassensystem für den Einzelhandel.

Gastronomie

Achten Sie auf einen Tischplan, Bestellen per Tablet oder Smartphone, Bons an Küchen- und Bardrucker, getrennte Rechnungen und Trinkgeld. In Belgien spielt zudem die registrierte Kasse eine Rolle. Siehe das Kassensystem für die Gastronomie.

Concept Stores und Shop-in-Shop

Hier geht es um Verkäufe pro Marke oder Unternehmer, Provision oder Miete und eine korrekte Abrechnung pro Teilnehmer. Lesen Sie, wie ein Shop-in-Shop Kassensystem für Concept Stores das regelt.

Dienstleistung und B2B

Neben einer Kasse brauchen Sie oft CRM, Angebote, Kundenaufträge und Rechnungsstellung mit kundenspezifischen Preisen. Siehe B2B-Software mit CRM und Auftragsverwaltung.

Großhandel

Große Mengen erfordern Einkauf, Auftragsabwicklung, Picklisten, Rechnungsstellung und Anbindungen an Buchhaltung und Logistik. Mehr über Software für den Großhandel.

Kasse und ERP in einem

Verkaufen Sie im Laden, online und an Geschäftskunden? Dann vermeiden Sie doppelte Arbeit mit einem Kassensystem mit ERP: Bestand, Einkauf, Aufträge und Rechnungen im selben System wie Ihre Kasse. Geschäftskunden bestellen dann selbst über ein B2B-Bestellportal.

Nach Land

Steuerliche Regeln für Kassensysteme in den Niederlanden, Belgien und Deutschland

Die Regeln für Kassensysteme unterscheiden sich stark je nach Land. Dies ist ein allgemeiner Überblick, keine Steuerberatung.

Niederlande

In den Niederlanden gibt es keine Zertifizierungspflicht für Kassensysteme. Sie müssen jedoch eine vollständige und prüfbare Buchführung einschließlich Ihrer Kassenaufzeichnungen führen und diese nach den Regeln der niederländischen Steuerbehörde (Belastingdienst) aufbewahren, in der Regel sieben Jahre. Wählen Sie daher eine Kasse, die alle Verkäufe, Retouren und Rabatte erfasst und den Export Ihrer Daten ermöglicht.

In Count-IT schließen Sie jeden Tag mit einer Kassenzählung ab, exportieren Auswertungen nach Excel oder PDF und übertragen Umsatz und Rechnungen über eine Integration in Ihre Buchhaltungssoftware.

Belgien

Bestimmte Gastronomiebetriebe müssen ein registriertes Kassensystem (GKS, die sogenannte „weiße Kasse“) verwenden; ob das für Sie gilt, hängt unter anderem von Ihren Tätigkeiten und Ihrem Umsatz ab. Unternehmen, die nicht für jeden Verkauf eine Rechnung ausstellen müssen, erfassen ihre Tageseinnahmen in einem Tageseinnahmenbuch (dagontvangstenboek). Und seit dem 1. Januar 2026 ist die E-Rechnung über Peppol zwischen belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen (B2B) verpflichtend.

Count-IT unterstützt das Tageseinnahmenbuch und den Versand von E-Rechnungen über Peppol, beides über Scrada. Fällt Ihr Gastronomiebetrieb unter die GKS-Pflicht? Dann besprechen Sie vorab mit uns und Ihrem Steuerberater, was in Ihrer Situation erforderlich ist.

Deutschland

Nach der KassenSichV müssen elektronische Kassensysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Sie müssen bei jedem Verkauf einen Beleg ausgeben können, Kassendaten müssen über die einheitliche Exportschnittstelle DSFinV-K verfügbar sein und Ihre digitale Buchführung muss den GoBD entsprechen, einschließlich einer Verfahrensdokumentation.

Count-IT nutzt die zertifizierte Cloud-TSE und den DSFinV-K-Export von Fiskaly und hat mit Interev eine zertifizierte GoBD-Verfahrensdokumentation erstellt.

Regeln ändern sich regelmäßig und hängen von Ihrer Situation ab. Prüfen Sie die aktuellen Pflichten immer mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie ein Kassensystem auswählen. Wie Count-IT damit umgeht, lesen Sie auf der Seite Zertifizierung und Compliance.

Schritt für Schritt

Kassensystem wechseln: Schritt-für-Schritt-Plan

Der Wechsel zu einem neuen Kassensystem klingt nach viel Arbeit, gelingt mit guter Vorbereitung aber in sieben Schritten. Planen Sie den Umstieg möglichst in einer ruhigen Phase.

  1. Ist-Situation erfassen

    Notieren Sie, was gut funktioniert und was nicht, welche Hardware Sie haben, welche Integrationen Sie nutzen und wann Ihr aktueller Vertrag endet.

  2. Anforderungen festlegen

    Gehen Sie die Checkliste auf dieser Seite durch und legen Sie fest, was wirklich nötig ist und was eher ein Extra ist.

  3. Vergleichen und testen

    Fordern Sie bei einigen Anbietern eine Demo an und testen Sie mit Ihren eigenen Artikeln und Abläufen. Count-IT können Sie 30 Tage kostenlos testen oder in einer 30-minütigen Live-Online-Demo kennenlernen.

  4. Daten exportieren

    Exportieren Sie Artikel, Kunden und Lieferanten aus Ihrem alten System, notieren Sie offene Guthaben wie Gutscheine und bewahren Sie Ihre historischen Umsatzdaten für Ihre Buchführung auf.

  5. Importieren und einrichten

    Übernehmen Sie Artikel und Kunden, zum Beispiel per Excel oder CSV. Testen Sie zuerst mit wenigen Zeilen und richten Sie dann Steuersätze, Zahlungsarten, Kassentasten und Benutzerrechte ein.

  6. Hardware und Integrationen anschließen

    Verbinden Sie Kartenterminal, Drucker, Scanner, Onlineshop und Buchhaltung und machen Sie einen Testverkauf einschließlich Retoure und Tagesabschluss.

  7. Team schulen und starten

    Gehen Sie die wichtigsten Abläufe mit Ihren Mitarbeitenden durch, wählen Sie einen ruhigen Starttag und halten Sie den Support Ihres Anbieters griffbereit.

Häufige Fragen

Fragen zur Auswahl eines Kassensystems

Welche Kassensysteme gibt es?

Grob gibt es vier Arten: eine App-Kasse auf Smartphone, Tablet oder smartem Kartenterminal; lokale Kassensoftware auf einem Computer in Ihrem Geschäft; ein Cloud-Kassensystem, das über das Internet arbeitet; und eine Kasse mit integrierter Unternehmenssoftware (ERP) für Warenwirtschaft, Einkauf, Aufträge und Rechnungen. Innerhalb jeder Art unterscheiden sich die Anbieter stark.

Was kostet ein Kassensystem pro Monat?

Das hängt von der Art ab und davon, was im Preis enthalten ist. Rechnen Sie neben dem Abonnement auch mit Hardware, Transaktionsgebühren für Kartenzahlungen, eventuellen Integrationen und Support. Zum Vergleich: Count-IT kostet 35 € (Light) oder 69 € (Full) pro Monat und Kasse, zzgl. MwSt., inklusive Support, Updates und unbegrenzt vielen Benutzern.

Was ist das beste Kassensystem?

Es gibt kein Kassensystem, das für alle das beste ist. Das beste System passt zu Ihrer Branche, der Zahl Ihrer Standorte, Ihrem Onlineshop und Ihrer Buchhaltung, den steuerlichen Regeln in Ihrem Land und Ihrem Budget. Vergleichen Sie Anbieter mit einer festen Checkliste und testen Sie das System mit Ihren eigenen Artikeln, bevor Sie sich entscheiden.

Was ist das beste Kassensystem für Selbstständige in Belgien?

Prüfen Sie als Selbstständiger in Belgien zuerst, welche Regeln für Sie gelten: Haben Sie einen Gastronomiebetrieb mit GKS-Pflicht, müssen Sie ein Tageseinnahmenbuch führen und senden Sie Rechnungen an Unternehmen über Peppol? Wählen Sie danach ein System, das zu Ihrer Branche passt und einen erreichbaren Support bietet. Count-IT unterstützt das Tageseinnahmenbuch und den Versand über Peppol über Scrada.

Was ist der Unterschied zwischen einer Cloud-Kasse und einer lokalen Kasse?

Eine lokale Kasse läuft auf einem Computer in Ihrem Geschäft; Updates und Backups regeln Sie selbst. Eine Cloud-Kasse läuft über das Internet beim Anbieter, sodass Sie Ihre Zahlen überall sehen, Updates automatisch kommen und Sie einfach Kassen oder Standorte hinzufügen. Dafür zahlen Sie meist ein monatliches Abonnement.

Funktioniert ein Cloud-Kassensystem ohne Internet?

Das ist je nach System unterschiedlich, fragen Sie also immer nach. Mit Count-IT können Sie bei einer Internetstörung an der Kasse einfache Verkäufe abrechnen; die Belege werden später synchronisiert.

Brauche ich ein zertifiziertes Kassensystem?

Das hängt vom Land ab. In Deutschland muss eine elektronische Kasse durch eine TSE geschützt sein. In Belgien müssen bestimmte Gastronomiebetriebe ein registriertes Kassensystem verwenden. In den Niederlanden gibt es keine Zertifizierungspflicht, wohl aber die Pflicht, Ihre Buchführung zu führen und aufzubewahren. Klären Sie Ihre Situation mit Ihrem Steuerberater.

Wie lange dauert der Wechsel zu einem neuen Kassensystem?

Mit guter Vorbereitung kann es schnell gehen. Mit Count-IT sind Sie meist innerhalb weniger Tage startklar: Sie importieren Artikel per Excel oder CSV, die Hardware wird vorab getestet und konfiguriert, und wir unterstützen Sie beim Umstieg.

Kann ich meine vorhandene Kassenhardware weiter nutzen?

Oft ja, das hängt aber von der Software ab. Count-IT läuft im Browser oder in der App auf jedem Gerät, und bei vorhandenen Druckern, Scannern und Kartenterminals prüfen wir zuerst die Kompatibilität.

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