Leverancierskoppelingen

Leverancierskoppelingen: elektronisch bestellen bij je leverancier

Haal het assortiment, de prijzen en de voorraad van je leverancier op in Count-IT en verstuur je inkooporders zonder overtypen. Count-IT kan met nagenoeg iedere leverancier koppelen, mits de leverancier dat ondersteunt met een API, EDI of een feed.

In het kort

Een leverancierskoppeling in Count-IT verbindt je inkoop rechtstreeks met het systeem van je leverancier. Afhankelijk van wat de leverancier aanbiedt, haal je assortiment, prijzen, productgegevens en voorraad bij de leverancier op en verstuur je inkooporders elektronisch. Count-IT koppelt met nagenoeg iedere leverancier die een API, EDI of feed heeft.

  • Assortiment ophalen en aan je eigen producten koppelen
  • Inkooporders elektronisch versturen, nooit per ongeluk dubbel
  • Ook EDI volgens EDIFACT/EANCOM aan de inkoopkant

Wat is een leverancierskoppeling?

Een leverancierskoppeling is een directe verbinding tussen Count-IT en het systeem van je leverancier. In plaats van prijslijsten over te typen en bestellingen te mailen, haal je de gegevens van de leverancier op in Count-IT en gaat je inkooporder rechtstreeks naar de leverancier. Zet je de instelling Leverancierskoppelingen gebruiken aan, dan verschijnt bij een gekoppelde leverancier het onderdeel Data leverancier.

Wat een koppeling precies kan, hangt af van de leverancier. De ene leverancier levert alleen een assortimentsbestand, de andere biedt een API waarmee je ook de actuele voorraad bij de leverancier ziet en elektronisch bestelt. Count-IT kan met nagenoeg iedere leverancier koppelen, zolang die een API, EDI of een feed aanbiedt. Een voorbeeld is de koppeling met Centraal Boekhuis (CB): je haalt het CB-assortiment op, verstuurt inkooporders elektronisch en Count-IT verwerkt de terugkoppelberichten, zoals orderbevestigingen.

De koppeling werkt samen met je voorraadbeheer. Het besteladvies maakt per leverancier een voorstel, jij controleert de inkooporder en verstuurt die. Heb je een leverancier zonder koppeling, dan verstuur je dezelfde inkooporder gewoon per e-mail.

Mogelijkheden

Wat een leverancierskoppeling kan

Afhankelijk van de leverancier zijn deze onderdelen beschikbaar.

Voorraad bij de leverancier

Bekijk in Count-IT hoeveel de leverancier zelf op voorraad heeft, zodat je weet of een bestelling snel geleverd kan worden.

Assortiment ophalen en koppelen

Haal het assortiment van de leverancier op en koppel leveranciersproducten aan je eigen producten, zodat inkoopprijs en artikelnummer van de leverancier bij het juiste product staan.

Prijzen en productgegevens

Synchroniseer prijzen en productgegevens. Levert de leverancier gewicht, lengte, breedte en hoogte aan, dan kun je die overnemen. Ontbrekende waarden wissen je bestaande gegevens niet.

Elektronisch bestellen

Verstuur inkooporders rechtstreeks naar de leverancier, met leverancierspecifieke orderparameters waar de leverancier die vraagt. Met de bulkactie verstuur je tot 500 inkooporders per selectie.

Controle vóór verzending

Is een waarde langer dan de leverancier toestaat, dan toont Count-IT vooraf wat er werkelijk wordt verstuurd en vraagt om bevestiging. De gegevens in Count-IT zelf worden nooit ingekort.

Nooit dubbel versturen

Is een inkooporder eenmaal verstuurd via een koppeling, dan kan dezelfde order niet nog een keer worden aangeboden. Een poging die mislukte vóór de verzending, mag je wel hervatten.

EDI aan de inkoopkant

Met EDI verstuur je inkooporders en ontvang je orderbevestigingen, verzendberichten en prijscatalogi volgens de EDIFACT/EANCOM-standaard van GS1.

Leveranciersportal

Werk je met consignatie of shop-in-shop? Ondernemers loggen in op de leveranciersportal, beheren hun eigen producten en zien de voorraad en verkopen daarvan.

Zo werkt het

Van leverancier tot inkooporder

  1. Koppeling activeren

    Na activering verschijnt bij de leverancier het onderdeel Data leverancier.

  2. Velden kiezen

    Je bekijkt welke velden de leverancier levert en kiest welke Count-IT mag overnemen, alle of een aangepaste selectie.

  3. Klein beginnen

    Je koppelt eerst een kleine selectie producten en controleert het resultaat voordat je de rest koppelt.

  4. Bestellen

    Je maakt een inkooporder, eventueel vanuit het besteladvies, controleert die en verstuurt hem elektronisch naar de leverancier.

Eerlijk is eerlijk

Wat Count-IT (nog) niet doet

Zo weet je vooraf of het past.

  • Een koppeling kan alleen wat de leverancier aanbiedt. Heeft je leverancier geen API, EDI of feed, dan bestel je per e-mail.
  • Count-IT bestelt niet automatisch: er gaat pas iets naar de leverancier als jij de inkooporder verstuurt.
  • De EDI-koppeling is bedoeld voor inkoop bij je leveranciers. Je eigen zakelijke klanten bestellen via het B2B-bestelportaal.
  • Leveranciersmanagement en koppelingen zitten in het Full-pakket, niet in Light.
Veelgestelde vragen

Vragen over leverancierskoppelingen

Met welke leveranciers kan Count-IT koppelen?

Met nagenoeg iedere leverancier, mits de leverancier dat ondersteunt met een API, EDI of een feed. Wat er mogelijk is, zoals assortiment, prijzen, voorraad bij de leverancier en elektronisch bestellen, hangt af van wat de leverancier aanbiedt. Staat je leverancier er nog niet tussen? Neem contact op, dan bekijken we de mogelijkheden.

Wat is EDI en kan ik ermee bestellen bij mijn leverancier?

EDI is elektronische uitwisseling van handelsdocumenten volgens afgesproken berichtformaten. In Count-IT gebruik je EDI aan de inkoopkant: je verstuurt inkooporders en ontvangt orderbevestigingen, verzendberichten en prijscatalogi volgens de EDIFACT/EANCOM-standaard van GS1.

Worden mijn eigen productgegevens overschreven bij synchronisatie?

Alleen de velden die je selecteert. Controleer daarom eerst welke velden de leverancier levert en koppel een kleine selectie. Bij gewicht en afmetingen neemt Count-IT alleen aangeleverde positieve waarden over; ontbrekende waarden wissen je bestaande gegevens niet.

Kan een inkooporder per ongeluk twee keer naar de leverancier gaan?

Nee. Zodra een inkooporder succesvol via een leverancierskoppeling is verstuurd, meldt Count-IT bij een nieuwe poging dat de order al is verstuurd. Mislukte een poging vóór de daadwerkelijke verzending, of staat die nog in de wachtrij, dan kun je die wel hervatten.

Kan ik meerdere inkooporders tegelijk elektronisch versturen?

Ja. De bulkactie voor elektronisch versturen verwerkt maximaal 500 inkooporders per selectie. Beperk een grotere selectie vooraf, zodat de controles vóór verzending overzichtelijk blijven.

Wat gebeurt er als een tekst te lang is voor de leverancier?

Dan toont Count-IT vóór verzending een tabel met je volledige waarde en de waarde die na opschoning en inkorting werkelijk naar de leverancier gaat. Je bevestigt de verzending zelf. In Count-IT blijft de volledige waarde bewaard.

Kan ik zonder koppeling toch bij een leverancier bestellen?

Ja. Elke inkooporder kun je per e-mail naar de leverancier versturen, met je eigen sjabloon. Het besteladvies en de inkooporders werken hetzelfde, met of zonder koppeling. Meer lees je in de kennisbank over voorraad en inkoop.

Koppel je leveranciers aan Count-IT

In een demo laten we zien hoe je assortiment ophaalt en inkooporders elektronisch verstuurt, en bekijken we wat er met jouw leveranciers mogelijk is.