NLENDE
Probeer gratis
Reparaties en werkorders

Reparatiesoftware en werkorders in je kassasysteem

Neem een reparatie aan bij de balie, volg de status tot het apparaat klaar is voor ophalen en factureer de gebruikte onderdelen zonder overtypen. Werkorders voor klussen bij de klant leg je vast met je eigen velden, in hetzelfde systeem als je kassa, producten en klanten.

In het kort

Met de reparatiemodule van Count-IT registreer je per reparatie de klant, het apparaat, een deadline, de werkplek, de uitvoerder en de status, met notities, bestanden en gebruikte producten. Een reparatielabel met barcode maakt de reparatie vindbaar met een scanner, ook aan de kassa. Werkorders hebben daarnaast eigen typen met configureerbare velden.

  • Eigen statussen, zoals in behandeling of klaar voor ophalen
  • Reparatielabels en reparatiebon als PDF, met handtekening voor akkoord
  • Onderdeel van het Full-pakket: bekijk de pakketten
Probeer 30 dagen gratis Plan een demo

Wat doet de reparatiemodule van Count-IT?

Reparatiesoftware houdt bij welk apparaat van welke klant binnen is, wat eraan moet gebeuren, wie eraan werkt en wanneer het klaar moet zijn. In Count-IT is dat geen los programma naast je kassa: de reparatie hangt aan de klant uit je klantenbestand, de onderdelen komen uit je productbeheer en met één knop maak je er een factuur van.

Een reparatie krijgt een nummer, een omschrijving en één of meer apparaten. Werk je met fietsen, telefoons of laptops, dan geef je het veld voor apparaten een eigen naam. Je legt een deadline vast, kiest een werkplek en een uitvoerder en houdt met statussen bij hoe ver de reparatie is. Notities, zoals een telefoongesprek met de klant, en bestanden zoals foto's van de schade bewaar je bij de reparatie zelf.

Werkorders zijn bedoeld voor werk dat je volgens een vast stramien uitvoert, bijvoorbeeld een installatie of een onderhoudsbeurt. Per werkordertype bepaal je zelf welke velden er op de werkorder staan. Zo is de reparatiemodule geschikt voor telefoon- en computerreparateurs, fietsenwinkels en service- en installatiebedrijven, maar ook voor een speciaalzaak die naast de verkoop reparaties aanneemt.

Mogelijkheden

Van aanname tot factuur

Met instellingen stem je de reparatiemodule af op je eigen werkwijze.

Reparatie aannemen

Leg de klant, een omschrijving van het probleem en het apparaat vast, eventueel meerdere apparaten per reparatie. Registreer het serienummer, zodat je later terugvindt om welk apparaat het ging. De klant kan op het scherm tekenen voor akkoord.

Status, deadline en planning

Werk met statussen als nieuw, in behandeling, on hold, klaar voor ophalen en afgerond, of maak je eigen statussen. Geef elke reparatie een deadline, een uitvoerder en een werkplek; standaardwaarden vul je vooraf in. Is de reparatie klaar, dan kan de klant automatisch een bericht per e-mail of sms krijgen.

Onderdelen en arbeid

Voeg gebruikte onderdelen en arbeid toe als productregels, met prijs, korting en btw. Count-IT rekent het totaalbedrag van de reparatie uit.

Scannen met een barcode

Elke reparatie heeft een eigen barcode met een instelbaar voorvoegsel. Scan je die aan de kassa, dan toont Count-IT de reparatie met klant en bedrag en open je hem direct. Met de instelling Actie na scannen bepaal je wat er gebeurt.

Reparatielabels en reparatiebon

Print een reparatielabel met reparatienummer, klantnaam en barcode om op het apparaat te plakken. De reparatiebon als PDF, met handtekening, download je of mail je naar de klant met je eigen e-mailsjabloon.

Direct factureren

Maak vanuit de reparatie een factuur met de producten en arbeid die je hebt vastgelegd. Count-IT laat zien of een reparatie niet, gedeeltelijk of volledig is gefactureerd.

Werkorders met eigen velden

Maak werkordertypen, bijvoorbeeld installatie of onderhoud, met eigen kopjes, tekstvelden en vinkvakjes. Een werkorder heeft een klant, een uitvoerdatum, productregels en een handtekening.

Afronden en vastleggen

Een afgeronde werkorder kun je niet meer wijzigen. Wil je dat, dan mailt Count-IT bij het afronden de werkorder automatisch naar een vast adres, bijvoorbeeld je administratie.

Zo werkt het

Een reparatie in vier stappen

  1. Aannemen

    Je zoekt of maakt de klant, legt apparaat, serienummer en probleem vast en laat de klant tekenen voor akkoord.

  2. Labelen

    Je print een reparatielabel met barcode en plakt het op het apparaat, zodat het in de werkplaats altijd herkenbaar is.

  3. Repareren

    De uitvoerder werkt de status bij, voegt notities en gebruikte onderdelen toe en zet de reparatie op klaar voor ophalen. De klant kan dan automatisch een bericht per e-mail of sms krijgen.

  4. Afhandelen

    Bij het ophalen scan je het label, open je de reparatie en maak je er een factuur van.

Eerlijk is eerlijk

Wat Count-IT (nog) niet doet

Zo weet je vooraf of het past.

  • Velden op een werkorder zijn kopjes, tekstvelden of vinkvakjes. Keuzelijsten of datumvelden per werkordertype zijn er niet.
  • Reparaties en werkorders zitten in het Full-pakket, niet in Light.
  • Een aanbetaling of borg op een reparatie vastleggen kan niet.
Veelgestelde vragen

Vragen over reparaties en werkorders

Is Count-IT geschikt als kassasysteem voor een reparatiewinkel?

Ja. Je verkoopt aan de kassa en beheert reparaties in hetzelfde systeem. Een reparatie hangt aan de klant, krijgt een status, deadline, werkplek en uitvoerder, en je maakt er met één knop een factuur van. Met de barcode op het reparatielabel vind je de reparatie terug, ook aan de kassa.

Kan ik zelf de statussen van een reparatie bepalen?

Ja. Count-IT begint met statussen als nieuw, in behandeling, on hold, klaar voor ophalen en afgerond. Je kunt ze hernoemen en eigen statussen toevoegen. Elke status hoort bij een soort, zoals nieuw, in behandeling, on hold of afgerond.

Wat is het verschil tussen een reparatie en een werkorder?

Een reparatie is bedoeld voor een apparaat dat binnenkomt: met apparaat, serienummer, status, werkplek en deadline. Een werkorder is bedoeld voor werk volgens een vast stramien, zoals een installatie of onderhoud, met velden die je per werkordertype zelf samenstelt.

Hoe maak ik reparatielabels?

Maak een labelsjabloon voor reparaties met de juiste afmeting en de velden die je wilt, zoals reparatienummer, klantnaam en barcode. Koppel een labelprinter, print één testlabel om schaal en positie te controleren en print daarna je labels.

Kan ik een reparatie scannen aan de kassa?

Ja. Stel een barcodevoorvoegsel voor reparaties in dat niet overlapt met dat van bonnen, producten of klanten. Scan je de barcode aan de kassa, dan toont Count-IT de reparatie met omschrijving, klant en bedrag, en open je de reparatie met één tik.

Kan ik mijn eigen reparatienummers gebruiken?

Ja. Met de instelling Eigen reparatienummer gebruiken bepaal je het nummerformaat en de opvulling met nullen. Zonder die instelling gebruikt Count-IT een doorlopend nummer.

Kan ik vanuit een reparatie factureren?

Ja. Met Maak factuur zet je de producten en arbeid van de reparatie over naar een factuur. Count-IT houdt bij of de reparatie niet, gedeeltelijk of volledig is gefactureerd. Meer over facturen lees je bij facturatie.

In welk pakket zitten reparaties en werkorders?

Reparaties zitten in het Full-pakket, samen met onder meer voorraadbeheer, inkoop en verkooporders. Je kunt Count-IT 30 dagen gratis proberen.

Lees meer

Meer over kassa, producten en klanten

Kassasoftware

Verkopen, afrekenen en scannen aan de balie.

Bekijk

Productbeheer

Onderdelen, arbeid en serienummers op één plek.

Bekijk

CRM en klanten

Elke reparatie hangt aan de juiste klant.

Bekijk

Kennisbank: kassa

Scannen, labels en bonnen stap voor stap.

Bekijk

Zie hoe reparaties werken in Count-IT

In een demo laten we zien hoe je een reparatie aanneemt, labelt, bijwerkt en factureert, afgestemd op jouw werkplaats.

Plan een demo Pakketten en prijzen