NLENDE
Probeer gratis
Orderbeheer

Orderbeheer van offerte tot verzending en factuur

Een offerte die de klant online tekent, wordt een verkooporder. Die pick je met een scanner, verstuur je met een label van je vervoerder en factureer je, ook in delen. Alles in hetzelfde systeem als je kassa en voorraad.

In het kort

Orderbeheer in Count-IT volgt een order van offerte tot betaling: offerte, verkooporder, picklijst, pakbon, zending en factuur. Je kunt in delen leveren en factureren, aanbetalingen vastleggen en verzendlabels maken via vervoerders zoals Sendcloud, MyParcel en DHL Parcel.

  • Offertes met online ondertekening, omzetten naar order of factuur
  • Deelleveringen, deelfacturen, aanbetalingen en herhaalorders
  • Verkooporders zitten in het Full-pakket: bekijk de pakketten
Probeer 30 dagen gratis Plan een demo

Wat is orderbeheer in Count-IT?

Orderbeheer is het vastleggen en afhandelen van bestellingen van je klanten: wat er besteld is, wat al is geleverd, wat al is gefactureerd en wat nog betaald moet worden. In Count-IT is een verkooporder geen losse lijst, maar een document dat direct samenwerkt met je voorraad, je magazijnen, je facturen en je betalingen.

Elke stap heeft een eigen status. Een order kan bijvoorbeeld al betaald zijn maar nog niet geleverd, of deels geleverd en deels gefactureerd. Per regel zie je in de kolommen Geleverd en Gefactureerd waar je staat. Bij het factureren biedt Count-IT alleen de aantallen aan die nog niet zijn gefactureerd, zodat je niets dubbel factureert.

Orders komen binnen via de backoffice, via de kassa, uit een gekoppelde webshop of uit het B2B-bestelportaal, waarin zakelijke klanten zelf bestellen. Ze komen allemaal in dezelfde orderverwerking terecht. Daarna maak je de factuur met facturatie in hetzelfde systeem.

Mogelijkheden

Alles voor je orders op één plek

Met instellingen bepaal je per stap hoe automatisch of handmatig je werkt.

Offertes met online ondertekening

Maak een offerte en verstuur die per e-mail. De klant ondertekent online met handtekening en naam; jij en de verkoopmanagers van de klant krijgen daarvan een e-mail. Daarna zet je de offerte om naar een order of factuur.

Verkooporders

Leg regels, notities, klant- en afleveradres, leverdatum, magazijn en verzendmethode vast. Toon desgewenst aparte velden voor factuur aan, besteld door en leveren aan.

Picken met een scanner

Maak vanuit een order een picklijst en registreer de gepickte aantallen door te scannen of in te vullen. Tijdens het picken zie je steeds gepickt/totaal, en na het picken kan Count-IT automatisch factureren.

Pakbon, zending en verzendlabel

Maak vanuit een pakbon of order een zending met label via Sendcloud, MyParcel, DHL Parcel, GLS, QLS, Parcel Pro of Sendy, waar de dienst het ondersteunt met tracking en afhaalpunten. Het verpakkings- en verzendadvies verdeelt de artikelen over passende dozen.

In delen leveren en factureren

Lever en factureer alleen wat nu klaar is; de rest blijft open. Een aanbetaling registreer je op de order en koppel je later aan de factuur.

Herhaalorders

Voor vaste leveringen leg je een herhaaldefinitie vast met klant, regels, interval, startmoment en betaalwijze. Kies of de order automatisch wordt gemaild of gefactureerd.

Leverdata en orderlimieten

Stel een minimale leverdatum, uitgesloten weekdagen en geblokkeerde data in. Met orderlimieten begrens je hoeveel producten in een periode of op een weekdag besteld kunnen worden, bijvoorbeeld per productgroep.

Order vanaf de kassa

Neem in de winkel een bestelling aan: voeg producten en een klant toe op de kassa en maak er een order van. De aanbetaling reken je direct af.

Zo ziet het eruit

Zo ziet het zakelijke deel van Count-IT eruit.

Verkooporder met besteller, afleveradres en factuuradres, en per regel wat er geleverd en gefactureerd is.
Verkooporder met besteller, afleveradres en factuuradres, en per regel wat er geleverd en gefactureerd is.
Leveringslijst per week: wat er geleverd moet worden en van welke leverancier.
Leveringslijst per week: wat er geleverd moet worden en van welke leverancier.

Echte schermen uit Count-IT, met voorbeeldgegevens. Klik op een scherm om het te vergroten.

Zo werkt het

Van offerte tot betaalde factuur

  1. Offerte

    Je stuurt een offerte, de klant ondertekent online en je zet de offerte om naar een verkooporder zonder iets over te typen.

  2. Order controleren

    Je controleert klant, leveradres, datum, magazijn en regels. Geplande uitgaande voorraad telt direct mee in je voorraadbeheer.

  3. Picken en verzenden

    Je pickt met een picklijst, maakt een pakbon en een zending via je vervoerder. De klant krijgt eventueel automatisch een verzendmail.

  4. Factureren

    Je factureert de nog niet gefactureerde aantallen, handmatig, na het picken of automatisch, en de betaling wordt geregistreerd of gematcht.

Eerlijk is eerlijk

Wat Count-IT (nog) niet doet

Zo weet je vooraf of het past.

  • Klanten kunnen geen retouren aanmelden via het bestelportaal; een retour handel je zelf af in Count-IT.
  • De EDI-koppeling is voor inkoop bij leveranciers, niet voor het ontvangen van verkooporders van je klanten.
  • Het verzendadvies kiest het goedkoopste voorstel uit je eigen dozen en vastgelegde tarieven. Toeslagen, extra opties en beschermingsmateriaal controleer je zelf, en het advies past niet automatisch een andere verzendwijze toe.
  • Verkooporders zitten in het Full-pakket, niet in Light.
Veelgestelde vragen

Vragen over orderbeheer

Kan een klant een offerte online ondertekenen?

Ja. De klant opent de offerte via de link in de e-mail en ondertekent met een handtekening en eventueel een naam. Je bedrijf en de verkoopmanagers van de klant krijgen daarna een e-mail met het tijdstip en de naam van de ondertekenaar. Een offerte kan maar één keer worden ondertekend.

Kan ik een order in delen leveren en factureren?

Ja. Je registreert alleen de aantallen die je nu levert of factureert; de rest blijft open voor een volgende levering of deelfactuur. Per regel zie je hoeveel er al is geleverd en gefactureerd.

Hoe verwerk ik een aanbetaling op een order?

Zet de instelling Betaling op order toestaan aan en registreer de aanbetaling op de order. Het resterende bedrag blijft open. Bij het maken van de factuur wordt de orderbetaling overgenomen of gematcht. Je kunt ook instellen dat een order pas na volledige betaling wordt geleverd of gefactureerd.

Met welke vervoerders kan ik verzendlabels maken?

Count-IT heeft koppelingen met Sendcloud, MyParcel, DHL Parcel, GLS, QLS, Parcel Pro en Sendy voor zendingen en labels, en afhankelijk van de dienst ook tracking en afhaalpunten. Voor fulfilment zijn er koppelingen met Monta en 3BM.

Wat is het verpakkings- en verzendadvies?

Bij een nieuwe zending vanuit een pakbon of order verdeelt het advies de fysieke artikelen over passende dozen en vergelijkt het de dooskosten en vastgelegde verzendtarieven. Je ziet per doos de inhoud, maten, gewicht en kosten. Pas als je het advies overneemt, verandert de zending.

Kan Count-IT orders automatisch factureren of leveren?

Ja, met afzonderlijke instellingen. Je kiest bijvoorbeeld geen automatische factuur, direct een definitieve factuur of verwerking op rekening, en apart of na het factureren automatisch wordt geleverd. Factureren na het picken kan ook.

Kan ik een order maken via de kassa?

Ja. Voeg op de kassa producten en een klant toe en kies de knop voor order maken. Controleer daarna leverdatum, verzendmethode en magazijn. Een betaling op de order kan later aan de factuur worden gekoppeld.

In welk pakket zit orderbeheer?

Inkoop, verkooporders en voorraadbeheer zitten in het Full-pakket. Je kunt Count-IT 30 dagen gratis proberen.

Lees meer

Meer over orders en levering

B2B-bestelportaal

Zakelijke klanten bestellen zelf, direct als order.

Bekijk

Groothandel

Scanterminals, picklijsten en meerdere magazijnen.

Bekijk

Facturatie

Van order naar factuur, betaallink en boekhouding.

Bekijk

Kennisbank: orders en verzenden

Stap voor stap uitgelegd.

Bekijk

Zie je orderproces in Count-IT

In een demo laten we zien hoe een offerte een order, zending en factuur wordt, met jouw werkwijze als voorbeeld.

Plan een demo Pakketten en prijzen