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Auftragsverwaltung

Auftragsverwaltung vom Angebot bis zu Versand und Rechnung

Ein Angebot, das Ihr Kunde online unterschreibt, wird zum Verkaufsauftrag. Sie kommissionieren mit einem Scanner, versenden mit einem Etikett Ihres Versanddienstleisters und stellen die Rechnung, bei Bedarf in Teilen. Alles im selben System wie Ihre Kasse und Ihr Lager.

Kurz gesagt

Die Auftragsverwaltung in Count-IT begleitet einen Auftrag vom Angebot bis zur Zahlung: Angebot, Verkaufsauftrag, Pickliste, Lieferschein, Sendung und Rechnung. Sie können in Teilen liefern und abrechnen, Anzahlungen erfassen und Versandetiketten über Dienstleister wie Sendcloud, MyParcel und DHL Parcel erstellen.

  • Angebote mit Online-Unterschrift, umwandelbar in Auftrag oder Rechnung
  • Teillieferungen, Teilrechnungen, Anzahlungen und Daueraufträge
  • Verkaufsaufträge sind Teil des Full-Pakets: Pakete ansehen
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Was ist Auftragsverwaltung in Count-IT?

Auftragsverwaltung bedeutet, die Bestellungen Ihrer Kunden zu erfassen und abzuwickeln: was bestellt wurde, was bereits geliefert ist, was schon berechnet wurde und was noch bezahlt werden muss. In Count-IT ist ein Verkaufsauftrag keine separate Liste, sondern ein Dokument, das direkt mit Ihrem Bestand, Ihren Lagern, Ihren Rechnungen und Ihren Zahlungen zusammenarbeitet.

Jeder Schritt hat einen eigenen Status. Ein Auftrag kann zum Beispiel bereits bezahlt, aber noch nicht geliefert sein, oder teilweise geliefert und teilweise berechnet. In den Spalten Geliefert und Berechnet sehen Sie pro Zeile, wo Sie stehen. Beim Abrechnen bietet Count-IT nur die noch nicht berechneten Mengen an, sodass nichts doppelt berechnet wird.

Aufträge kommen über das Backoffice, über die Kasse, aus einem angebundenen Webshop oder aus dem B2B-Bestellportal herein, in dem Geschäftskunden selbst bestellen. Sie landen alle in derselben Auftragsabwicklung. Anschließend erstellen Sie die Rechnung mit der Rechnungsstellung im selben System.

Funktionen

Alles für Ihre Aufträge an einem Ort

Mit Einstellungen legen Sie pro Schritt fest, wie automatisch oder manuell Sie arbeiten.

Angebote mit Online-Unterschrift

Erstellen Sie ein Angebot und senden Sie es per E-Mail. Der Kunde unterschreibt online mit Unterschrift und Namen; Sie und die Vertriebsverantwortlichen des Kunden erhalten darüber eine E-Mail. Danach wandeln Sie das Angebot in einen Auftrag oder eine Rechnung um.

Verkaufsaufträge

Erfassen Sie Zeilen, Notizen, Kunden- und Lieferadresse, Liefertermin, Lager und Versandart. Auf Wunsch zeigen Sie getrennte Felder für Rechnung an, bestellt von und liefern an.

Kommissionieren mit Scanner

Erstellen Sie aus einem Auftrag eine Pickliste und erfassen Sie die kommissionierten Mengen per Scan oder Eingabe. Beim Kommissionieren sehen Sie stets kommissioniert/gesamt, und danach kann Count-IT automatisch abrechnen.

Lieferschein, Sendung und Etikett

Erstellen Sie aus einem Lieferschein oder Auftrag eine Sendung mit Etikett über Sendcloud, MyParcel, DHL Parcel, GLS, QLS, Parcel Pro oder Sendy, wo der Dienst es unterstützt mit Sendungsverfolgung und Abholpunkten. Die Verpackungs- und Versandempfehlung verteilt die Artikel auf passende Kartons.

In Teilen liefern und abrechnen

Liefern und berechnen Sie nur, was jetzt bereit ist; der Rest bleibt offen. Eine Anzahlung erfassen Sie auf dem Auftrag und verknüpfen sie später mit der Rechnung.

Daueraufträge

Für regelmäßige Lieferungen legen Sie eine Wiederholung mit Kunde, Zeilen, Intervall, Startzeitpunkt und Zahlungsart an. Sie wählen, ob der Auftrag automatisch gemailt oder berechnet wird.

Liefertermine und Bestelllimits

Legen Sie einen frühesten Liefertermin, ausgeschlossene Wochentage und gesperrte Daten fest. Mit Bestelllimits begrenzen Sie, wie viele Produkte in einem Zeitraum oder an einem Wochentag bestellt werden können, zum Beispiel pro Produktgruppe.

Auftrag an der Kasse

Nehmen Sie im Geschäft eine Bestellung auf: Fügen Sie an der Kasse Produkte und einen Kunden hinzu und machen Sie daraus einen Auftrag. Die Anzahlung kassieren Sie sofort.

So sieht es aus

So sieht der Geschäftskundenbereich von Count-IT aus.

Verkaufsauftrag mit Besteller, Liefer- und Rechnungsadresse und je Position, was geliefert und berechnet wurde.
Verkaufsauftrag mit Besteller, Liefer- und Rechnungsadresse und je Position, was geliefert und berechnet wurde.
Lieferliste je Woche: was geliefert werden muss und von welchem Lieferanten.
Lieferliste je Woche: was geliefert werden muss und von welchem Lieferanten.

Echte Bildschirme aus Count-IT mit Beispieldaten. Klicken Sie auf einen Bildschirm, um ihn zu vergrößern.

So funktioniert es

Vom Angebot zur bezahlten Rechnung

  1. Angebot

    Sie senden ein Angebot, der Kunde unterschreibt online und Sie wandeln das Angebot ohne erneutes Abtippen in einen Verkaufsauftrag um.

  2. Auftrag prüfen

    Sie prüfen Kunde, Lieferadresse, Datum, Lager und Zeilen. Der geplante Warenausgang zählt sofort in Ihrer Lagerverwaltung mit.

  3. Kommissionieren und versenden

    Sie kommissionieren mit einer Pickliste und erstellen Lieferschein und Sendung über Ihren Versanddienstleister. Der Kunde kann automatisch eine Versand-E-Mail erhalten.

  4. Abrechnen

    Sie berechnen die noch nicht berechneten Mengen, manuell, nach dem Kommissionieren oder automatisch, und die Zahlung wird erfasst oder zugeordnet.

Ehrlich gesagt

Was Count-IT (noch) nicht kann

So wissen Sie vorab, ob es passt.

  • Kunden können über das Bestellportal keine Retouren anmelden; eine Retoure wickeln Sie selbst in Count-IT ab.
  • Die EDI-Anbindung ist für den Einkauf bei Lieferanten gedacht, nicht für den Empfang von Verkaufsaufträgen Ihrer Kunden.
  • Die Versandempfehlung wählt den günstigsten Vorschlag aus Ihren eigenen Kartons und hinterlegten Tarifen. Zuschläge, Zusatzoptionen und Füllmaterial prüfen Sie selbst, und die Empfehlung wechselt nicht automatisch zu einer anderen Versandart.
  • Verkaufsaufträge sind Teil des Full-Pakets, nicht von Light.
Häufige Fragen

Fragen zur Auftragsverwaltung

Kann ein Kunde ein Angebot online unterschreiben?

Ja. Der Kunde öffnet das Angebot über den Link in der E-Mail und unterschreibt mit einer Unterschrift und gegebenenfalls einem Namen. Ihr Unternehmen und die Vertriebsverantwortlichen des Kunden erhalten danach eine E-Mail mit Zeitpunkt und Namen des Unterzeichners. Ein Angebot kann nur einmal unterschrieben werden.

Kann ich einen Auftrag in Teilen liefern und abrechnen?

Ja. Sie erfassen nur die Mengen, die Sie jetzt liefern oder berechnen; der Rest bleibt für eine nächste Lieferung oder Teilrechnung offen. Pro Zeile sehen Sie, wie viel bereits geliefert und berechnet wurde.

Wie verbuche ich eine Anzahlung auf einen Auftrag?

Aktivieren Sie die Einstellung Zahlung auf Auftrag erlauben und erfassen Sie die Anzahlung auf dem Auftrag. Der Restbetrag bleibt offen. Beim Erstellen der Rechnung wird die Auftragszahlung übernommen oder zugeordnet. Sie können auch festlegen, dass ein Auftrag erst nach vollständiger Zahlung geliefert oder berechnet wird.

Mit welchen Versanddienstleistern kann ich Versandetiketten erstellen?

Count-IT hat Anbindungen an Sendcloud, MyParcel, DHL Parcel, GLS, QLS, Parcel Pro und Sendy für Sendungen und Etiketten, je nach Dienst auch mit Sendungsverfolgung und Abholpunkten. Für Fulfilment gibt es Anbindungen an Monta und 3BM.

Was ist die Verpackungs- und Versandempfehlung?

Bei einer neuen Sendung aus einem Lieferschein oder Auftrag verteilt die Empfehlung die physischen Artikel auf passende Kartons und vergleicht Kartonkosten mit den hinterlegten Versandtarifen. Sie sehen pro Karton Inhalt, Maße, Gewicht und Kosten. Erst wenn Sie die Empfehlung übernehmen, ändert sich die Sendung.

Kann Count-IT Aufträge automatisch abrechnen oder liefern?

Ja, mit getrennten Einstellungen. Sie wählen zum Beispiel keine automatische Rechnung, sofort eine endgültige Rechnung oder die Verarbeitung auf Rechnung, und getrennt davon, ob nach dem Abrechnen automatisch geliefert wird. Abrechnen nach dem Kommissionieren ist ebenfalls möglich.

Kann ich an der Kasse einen Auftrag erstellen?

Ja. Fügen Sie an der Kasse Produkte und einen Kunden hinzu und wählen Sie die Schaltfläche zum Erstellen eines Auftrags. Prüfen Sie danach Liefertermin, Versandart und Lager. Eine Zahlung auf den Auftrag kann später mit der Rechnung verknüpft werden.

In welchem Paket ist die Auftragsverwaltung enthalten?

Einkauf, Verkaufsaufträge und Lagerverwaltung sind Teil des Full-Pakets. Sie können Count-IT 30 Tage kostenlos testen.

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