Aufträge und Versand

Ein Verkaufsauftrag durchläuft in Count-IT die Schritte Prüfen, Kommissionieren, Liefern, Versenden, Fakturieren und Bezahlen.

1. Erstellen oder öffnen Sie den Auftrag und prüfen Sie Kunde, Lieferadresse, Datum, Lager und Zeilen.
2. Erstellen Sie bei Bedarf eine Pickliste.
3. Erfassen Sie die kommissionierten oder gelieferten Mengen.
4. Erstellen Sie eine Sendung, wenn Sie eine Versanddienstleister-Anbindung nutzen.
5. Fakturieren Sie die noch nicht fakturierten Mengen.
6. Erfassen oder synchronisieren Sie die Zahlungen.

Ein Auftrag kann zum Beispiel bezahlt, aber noch nicht geliefert sein, oder teilweise geliefert und teilweise fakturiert. Die Spalten Geliefert und Fakturiert zeigen pro Zeile, wo Sie stehen.

Sie erstellen ein Angebot, senden es an den Kunden und wandeln es anschließend in einen Verkaufsauftrag oder eine Rechnung um.

So müssen Sie Zeilen und Kundendaten nicht erneut eingeben. Prüfen Sie nach der Umwandlung Lieferdatum, Lager und Versandart im Auftrag.

Angebote, Aufträge und Rechnungen haben jeweils eine eigene PDF-Vorlage und E-Mail-Vorlage. Prüfen Sie nach einer Änderung einer Vorlage sowohl die Vorschau als auch eine echte Test-E-Mail an eine interne Adresse.

Ja. Ein Kunde öffnet das Angebot über den Link in der E-Mail und unterschreibt es online mit Unterschrift und Namen.

Nach der Unterschrift erhalten die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens und die Vertriebsmitarbeitenden des Kunden eine E-Mail, dass das Angebot unterschrieben wurde, mit Zeitpunkt und Namen der unterzeichnenden Person. Ein Angebot kann nur einmal unterschrieben werden.

Mit den Einstellungen Namensfeld bei Unterschrift und Name bei Unterschrift erforderlich legen Sie fest, ob neben der Unterschrift ein Name abgefragt wird und ob dieser Pflicht ist. Wandeln Sie das unterschriebene Angebot anschließend in einen Auftrag um.

Ja. Verkaufsaufträge unterstützen Teillieferungen: Sie erfassen nur die Mengen, die Sie jetzt liefern, und der Rest bleibt offen.

Pro Zeile sehen Sie in der Spalte Geliefert, wie viel bereits geliefert wurde. Mit der Einstellung Nicht gelieferte Zeilen oben stehen offene Lieferzeilen für eine schnellere Bearbeitung oben.

Soll eine Versand-E-Mail nur bei vollständiger Lieferung verschickt werden, stellen Sie die Versand-E-Mail auf nur bei vollständiger Lieferung. Mit Artikel ohne Bestand automatisch liefern durchlaufen Zeilen ohne Bestandsführung den Lieferschritt automatisch.

Öffnen Sie den Auftrag und wählen Sie Fakturieren; Count-IT bietet nur die noch nicht fakturierten Mengen an.

Bei einer Teilfakturierung fakturieren Sie einen Teil der Mengen, und die übrigen Mengen bleiben für eine spätere Rechnung offen. Mit der Einstellung Erste Notiz auf jeder Teilrechnung wiederholen Sie den Kontext auf jeder Teilrechnung.

Prüfen Sie nach dem Finalisieren, ob eine automatische Lieferung gewünscht ist oder ausgeschaltet sein sollte. Eine bereits im Auftrag erfasste Zahlung kann beim Erstellen der Rechnung mit der Rechnung verknüpft werden.

Zeigt Rechnung erstellen keine Zeilen, sind die Auftragszeilen höchstwahrscheinlich bereits vollständig fakturiert.

Vergleichen Sie pro Zeile die Spalte Menge mit Fakturiert und prüfen Sie, ob für diesen Auftrag bereits Teilrechnungen existieren. Nur noch nicht fakturierte Mengen werden angeboten.

Wurde eine Rechnung versehentlich erstellt, verwenden Sie eine Gutschrift, statt die endgültige Rechnung stillschweigend zu ändern.

Sie erfassen eine Anzahlung als Zahlung auf den Auftrag; der Restbetrag bleibt bis zur nächsten Zahlung offen.

Aktivieren Sie dazu die Einstellung Zahlung auf Auftrag erlauben. Beim Erstellen der Rechnung muss die Auftragszahlung übernommen oder zugeordnet werden; prüfen Sie dies, bevor Sie erneut einziehen.

Arbeiten Sie mit einer Anzahlung über einen negativen Artikelbetrag, zeigt das Auftrags-PDF (wenn Zahlungen sichtbar sind) zuerst die Summe, dann die Anzahlung und zuletzt Noch zu zahlen. Mit Auftrag nach vollständiger Zahlung liefern oder fakturieren startet dieser Schritt erst, wenn alles bezahlt ist.

Sie erstellen einen Dauerauftrag mit einer Wiederholungsdefinition, in der Sie Kunde, Zeilen, Intervall, Startzeitpunkt und Zahlungsart festlegen.

1. Legen Sie die Wiederholungsdefinition mit Kunde und Auftragszeilen an.
2. Wählen Sie Intervall und Startzeitpunkt.
3. Stellen Sie die gewünschte Zahlungsart ein; mit Standardzahlungsart Dauerauftrag wird sie vorgeschlagen.
4. Legen Sie fest, ob der erstellte Auftrag automatisch per E-Mail versendet (Dauerauftrag automatisch mailen) oder fakturiert wird.

Prüfen Sie den ersten erstellten Auftrag, bevor der Prozess unbeaufsichtigt weiterläuft.

Aus einem Verkaufsauftrag erstellen Sie eine Pickliste, auf der Sie pro Zeile die kommissionierten Mengen durch Scannen oder Eingeben erfassen.

Beim Kommissionieren steht unten immer kommissioniert/gesamt, zum Beispiel 5/8. Hilfreiche Einstellungen sind:

• Menge beim Kommissionieren automatisch ausfüllen: füllt die offene Menge vor (erfordert aber zusätzliche Kontrolle);
• Alle auswählen anzeigen: alles auf einmal abhaken;
• Bildschirm nach dem Kommissionieren: wählen Sie, wohin Sie danach gelangen;
• Rechnung nach dem Kommissionieren: automatisch fakturieren nach vollständigem oder gewähltem Kommissionierstatus.

Mit Automatisch kommissionieren können Aufträge aus dem Kundenportal direkt in den Kommissionierprozess gehen.

Ja. Aktivieren Sie in der Lieferscheinvorlage die Optionen Gewicht anzeigen und Abmessungen anzeigen; beide sind standardmäßig ausgeschaltet.

Das Gewicht wird mit drei Dezimalstellen als Summe für die gelieferte Menge angezeigt; Abmessungen stehen pro Artikel unter der Beschreibung. Fehlen Gewichte, steht bei diesen Zeilen Unbekannt und die Summenzeile weist darauf hin, dass nur bekannte Artikel berücksichtigt wurden.

Hinterlegen Sie das Gewicht pro Artikel im Feld Gewicht (in Kilogramm) und aktivieren Sie das Feld bei Bedarf unter Einstellungen › Sichtbare Felder › Artikel.

Sie erstellen ein Versandetikett, indem Sie aus einem Lieferschein oder Verkaufsauftrag eine Sendung über einen angebundenen Versanddienstleister anlegen.

Count-IT hat Anbindungen unter anderem an Sendcloud, MyParcel, DHL Parcel, GLS, QLS, Parcel Pro und Sendy für Sendungen und Etiketten sowie je nach Dienst für Sendungsverfolgung und Abholpunkte. Eine Sendung erfordert in der Regel eine vollständige Lieferadresse, Land, Gewicht und einen gewählten Versanddienstleister oder eine Versandart.

Sobald alle Artikelgewichte bekannt sind, schlägt Count-IT anhand der Mengen das Gewicht für ein Paket vor. Gewicht und Abmessungen können auch pro Paket abgefragt werden. Für Fulfilment gibt es Anbindungen an Monta und 3BM. Alle Integrationen ansehen.

Prüfen Sie zuerst Lieferadresse, Ländercode, Versandart, Gewicht, Abmessungen und Paketaufteilung.

Prüfen Sie außerdem, ob die App des Versanddienstleisters aktiv ist und ob der Auftrag bereits eine frühere Sendung hat. Eine Sendung erfordert zudem einen geeigneten Auftrags- oder Picklistenstatus.

Mit der Einstellung Auftragsnummernpräfix oder Webshop-Bestellnummer legen Sie fest, welche Referenz an den Versanddienstleister und auf das Etikett geht. Klappt es danach immer noch nicht, notieren Sie die vollständige Fehlermeldung, die Auftragsnummer und den Zeitpunkt und wenden Sie sich an den Support.

Ja. Fügen Sie an der Kasse Artikel und einen Kunden hinzu und wählen Sie die Taste zum Erstellen eines Auftrags oder den eingestellten Abschlussweg.

Prüfen Sie anschließend Lieferdatum, Versandart, Zahlung und Lager im Auftrag. Eine auf den Auftrag geleistete Zahlung kann später mit der Rechnung verknüpft werden, wenn die Rechnung erstellt wird.

So können Sie im Geschäft zum Beispiel eine Bestellung aufnehmen, die später geliefert oder abgeholt wird, und die Anzahlung direkt kassieren.

Ja, mit getrennten Einstellungen für automatische Fakturierung und automatische Lieferung; das eine schaltet das andere nicht automatisch ein.

• Verkaufsauftrag automatisch fakturieren: keine Rechnung, sofort eine endgültige Rechnung oder über die Route „auf Rechnung“.
• Nach Rechnung automatisch liefern: nur aktivieren, wenn die physische Lieferung dem entspricht.
• Auftrag nach vollständiger Zahlung fakturieren oder liefern: dieser Schritt startet erst, wenn der volle Betrag erfasst ist.
• Rechnung nach dem Kommissionieren: fakturiert nach vollständigem oder gewähltem Kommissionierstatus.

Testen Sie eine neue Einstellung zuerst mit einem Auftrag.

Ja. Mit der Einstellung Versand-E-Mail wählen Sie nie, immer oder nur bei vollständiger Lieferung, und ob die E-Mail nach der Sendung oder nach dem Kommissionieren verschickt wird.

Mit Pickliste bei Versand-E-Mail fügen Sie die Pickliste als Anhang hinzu. Den Inhalt der E-Mail bestimmen Sie in der E-Mail-Vorlage, die auch Links zu Dokumenten enthalten kann.

Mit Kopie der E-Mail an feste Adresse senden Sie ein zusätzliches Exemplar an eine eigene Adresse. Verwenden Sie dafür nur eine gültige interne E-Mail-Adresse.