Erste Schritte

Richten Sie zuerst die Grundlagen ein und testen Sie dann einen vollständigen Verkauf, bevor Sie live gehen. Ein Administrator geht bei einer neuen Administration am besten in dieser Reihenfolge vor:

1. Prüfen Sie Firmendaten, Währung, Land, Umsatzsteuerdaten und Bankkonto.
2. Legen Sie Abteilungen, Benutzer und Berechtigungsgruppen an.
3. Richten Sie Steuercodes, Sachkonten, Journale, Zahlungsbedingungen und Zahlungsarten ein.
4. Legen Sie Produktgruppen, Einheiten, Lager und Versandarten an.
5. Fügen Sie Produkte, Kunden und Lieferanten manuell oder per Import hinzu.
6. Richten Sie Kasse, Rechnungen, Aufträge, Bestand und Nummernkreise ein.
7. Fügen Sie Drucker, Zahlungsterminals, Waagen und andere lokale Hardware hinzu.
8. Fügen Sie externe Apps hinzu und legen Sie je Datenart fest, welches System führend ist.
9. Testen Sie eine vollständige Kette: Produkt suchen, Verkauf, Zahlung, Bestandsbewegung, Dokument, E-Mail und eventuelle Synchronisation.
10. Prüfen Sie Berichte und Benutzerrechte mit einem normalen Benutzerkonto.

Eine Administration ist Ihre gesamte Umgebung in Count-IT; eine Abteilung ist eine Unterteilung darin. Die Administration enthält die Firmendaten, Benutzer, Stammdaten, Transaktionen, Einstellungen und Schnittstellen.

Mit Abteilungen trennen Sie zum Beispiel Umsatz, Benutzer, Lager, Drucker, Verkaufskanäle oder Buchungen, etwa pro Filiale. Ein Benutzer sieht nur die Daten und Aktionen, für die sein Berechtigungsprofil Zugriff gewährt. Einstellungen gelten meist für die gesamte Administration; Einstellungen mit „dieses System“ oder einer Geräteauswahl gelten nur für das aktuelle Gerät oder den aktuellen Browser.

Stammdaten sind die wiederverwendbaren Grunddaten, auf denen alle Ihre Transaktionen aufbauen. Dazu gehören Kunden, Lieferanten, Produkte, Produktgruppen, Steuercodes, Sachkonten, Journale, Zahlungsarten, Lager, Versandarten, Drucker, Vorlagen und Apps.

Gute Stammdaten verhindern Fehler bei Verkäufen, Rechnungen und Synchronisationen. Legen Sie daher Produktgruppe, Steuercode und Einheit an, bevor Sie Produkte hinzufügen. Wenn Sie Produkte oder Kontakte importieren, testen Sie zuerst mit wenigen Zeilen und wählen Sie stabile Vergleichsfelder wie Artikelnummer oder Barcode, damit keine doppelten Datensätze entstehen.

Legen Sie für den Mitarbeiter einen eigenen Benutzer an und weisen Sie eine Berechtigungsgruppe zu. Beschränken Sie Abteilungen und risikoreiche Aktionen auf das, was der Mitarbeiter benötigt, und testen Sie den Zugang mit dem Konto des Mitarbeiters selbst.

Verwenden Sie für jeden Mitarbeiter ein eigenes Konto, damit Sie sehen, wer was getan hat. Entziehen Sie den Zugang sofort bei einem Funktionswechsel oder Austritt. Soll der Support vorübergehend mitschauen, nutzen Sie den dafür vorgesehenen temporären Zugang mit einem kurzen Enddatum.

Mitarbeiter melden sich mit ihrem eigenen Benutzer an; zusätzlich können Sie die Anmeldung mit einem Kassencode erlauben. In den Einstellungen für Benutzer und Anmeldung legen Sie unter anderem fest:

• Anmeldung mit Code: Anmeldung mit einem Kassencode.
• Zulässige Netzwerkadressen für Code-Anmeldung: Code-Anmeldung nur an eingerichteten Standorten.
• Automatisch abmelden nach Sekunden: Abmeldung nach Inaktivität, optional mit abweichendem Wert pro Gerät.
• Kontowechsel: schneller Wechsel zwischen berechtigten Benutzern.

Soll nach jedem Verkauf eine neue Anmeldung erfolgen, aktivieren Sie in den Kasseneinstellungen Sperren nach Bezahlung.

Count-IT funktioniert auf einer Kasse, einem PC oder Laptop, Tablet, Telefon und Scanterminal. Diese werden als Gerätetyp registriert, sodass Sie pro Gerät festlegen können, was erlaubt ist, etwa die Nutzung der Kasse.

Für lokale Hardware wie Bondrucker, Zahlungsterminals und Waagen ist auf dem Gerät manchmal lokale Software nötig, etwa die Count-IT-App. Mehr über geeignete Hardware lesen Sie auf der Seite Hardware.

Prüfen Sie, ob das Gerät registriert ist, ob eine gültige Lizenz damit verknüpft ist und ob der Gerätetyp die Kasse nutzen darf. Wenn Sie ein Gerät ersetzen, kann ein Administrator die Lizenz vom alten Gerät lösen und mit dem neuen Gerät verknüpfen.

Funktioniert das nicht, wenden Sie sich an den Support und nennen Sie das betreffende Gerät.

Fällt das Internet aus, können Sie an der Kasse einfache Verkäufe abrechnen.

Count-IT kann für unterstützte Prozesse lokale Daten im Browser oder in der App nutzen, ist aber ein Online-System. Welche Daten lokal verfügbar sind, hängt von den synchronisierten Datensätzen und Ihren Berechtigungen ab. Fehlen Daten lokal oder sind sie noch nicht vollständig synchronisiert, ruft Count-IT sie online ab.

Nach einer größeren Änderung, einem Gerätewechsel oder einem Synchronisationsproblem kann ein vollständiges Neuladen nötig sein. Prüfen Sie bei abweichenden Preisen auch, ob die Daten auf dem Gerät kürzlich synchronisiert wurden.

Meistens ja: Die meisten Einstellungen gelten für die gesamte Administration. Einstellungen mit „dieses System“ oder einer Geräteauswahl gelten nur für das aktuelle Gerät oder den aktuellen Browser.

Beispiele sind Bildschirmzoom und Listenhöhe dieses Geräts, das Lager dieses Geräts, das Kassenlayout dieses Geräts und Layout (Aktionstasten, dieses System). So können Sie eine Kasse abweichend einrichten, ohne den Rest zu ändern.

Eine Funktion ist nur sichtbar, wenn Abonnement, Ihre Berechtigungen und die Einstellungen dies zulassen. Prüfen Sie:

• Abonnement oder Unternehmensrechte;
• Ihr Benutzerrecht oder Ihre Berechtigungsgruppe;
• die ausgewählte Abteilung;
• ob die zugehörige allgemeine Einstellung aktiviert ist;
• ob die benötigten Stammdaten vorhanden sind, etwa ein Drucker, eine Zahlungsart, ein Lager oder eine App;
• ob die Taste im Kassenlayout, im gewählten Aktionstastenlayout oder in den sichtbaren Feldern fehlt;
• ob das Dokument bereits endgültig, geliefert, berechnet oder bezahlt ist.

Das ist eine Geräteeinstellung, kein Fehler in Ihren Daten. Prüfen Sie zuerst Bildschirmzoom und Listenhöhe dieses Geräts in den allgemeinen Einstellungen; diese gelten nur für das aktuelle Gerät.

Wenn Sie mehrere Bildschirme verwenden, prüfen Sie im Betriebssystem, ob die Bildschirme auf Erweitern statt Duplizieren stehen und ob der richtige Bildschirm als Touchscreen zugeordnet ist.

Legen Sie vor der Inbetriebnahme fest, welches System für Kunden, Produkte, Preise, Bestand, Aufträge und Zahlungen führend ist. Eine Schnittstelle kann pro Administration eine andere Synchronisationsrichtung und Feldauswahl haben.

Erstellen Sie vor großen Importen, Massenaktionen oder einer Änderung der Synchronisationsrichtung einen Kontrollexport und testen Sie mit einer begrenzten Auswahl. Ändern Sie nie gleichzeitig Synchronisationsrichtung, Vergleichsfelder und Zuordnungen: Passen Sie einen Teil an, testen Sie mit einem Datensatz und prüfen Sie beide Systeme. Eine Übersicht aller Schnittstellen finden Sie unter Schnittstellen.

Testen Sie eine vollständige Kette: Produkt suchen, verkaufen, bezahlen, Bestandsbewegung, Dokument, E-Mail und eventuelle Synchronisation. Verwenden Sie dafür einen Testkontakt statt echter Kundendaten.

Prüfen Sie anschließend Berichte und Berechtigungen aus Sicht eines normalen Benutzers, nicht nur als Administrator. Testen Sie Drucker mit einem Testdruck auf dem tatsächlichen Gerät und prüfen Sie das Ergebnis von Rabatten, Preislisten und Bonuspunkten mit einem Testkunden.

Beschreiben Sie kurz, was Sie erwartet haben und was passiert ist, mit der vollständigen Fehlermeldung sowie genauem Datum und Uhrzeit. Nennen Sie außerdem:

• Administration und Abteilung sowie den Benutzer oder die Berechtigungsgruppe;
• die Geräteart und ob es auch auf anderen Geräten auftritt;
• die betroffene Dokumentnummer, das Produkt, den Kunden oder die App;
• die Schritte, um das Problem nachzustellen, und was sich seit dem letzten funktionierenden Zeitpunkt geändert hat.

Teilen Sie niemals Passwörter, API-Schlüssel oder Codes von Zahlungsterminals. Sie erreichen uns über den Support.