Kunden und Portal

Sie legen einen Kunden über Kontakte › Kunden an und geben mindestens den Namen sowie die für Ihren Prozess erforderlichen Kontakt- und Adressdaten ein.

1. Gehen Sie zu Kontakte und wählen Sie Kunden (oder Lieferanten).
2. Fügen Sie einen Kontakt hinzu oder öffnen Sie einen vorhandenen.
3. Geben Sie Name, Kontakt- und Adressdaten ein.
4. Prüfen Sie Finanzdaten, Zahlungsbedingungen, MwSt. und eine eventuelle Preisliste.
5. Nutzen Sie die Registerkarten für Adressen, Ansprechpartner, Notizen, Verkäufe und weitere Angaben.

Pro Kunde können Sie unter anderem Kreditlimits, Rabatte, Lieferadressen und Bonuspunkte hinterlegen.

Ja. Mit der Einstellung Kontotypen verwenden unterscheiden Sie zwischen Kunden, Prospects (Interessenten) und Suspects (potenziellen Kunden).

So führen Sie potenzielle Kunden in derselben Kundenverwaltung wie Ihre bestehenden Kunden, mit ihren Ansprechpartnern, Adressen und Notizen.

Mit Vertriebsmitarbeitende verwenden ordnen Sie Kontakte einem Vertriebsmitarbeitenden zu und filtern danach. Mit Eigener Benutzer als Standard-Vertriebsmitarbeitender wird der angemeldete Benutzer bei neuen Kontakten automatisch vorgeschlagen.

Ansprechpartner und zusätzliche Adressen erfassen Sie auf den Registerkarten des Kunden, neben den allgemeinen Kundendaten.

Ein Kunde kann mehrere Lieferadressen und Ansprechpartner haben. In Aufträgen können Sie mit der Einstellung Separate Felder „Rechnung an“, „Bestellt von“ und „Liefern an“ diese Rollen als eigene Felder anzeigen. Hinweis: Einige Buchhaltungsanbindungen verlangen, dass diese Kontakte identisch sind.

Mit Vor- und Nachname verwenden trennen Sie Personennamen, und mit Postleitzahl in Großbuchstaben werden eingegebene Postleitzahlen vereinheitlicht.

Ja. Bei der Eingabe oder Änderung einer USt-IdNr. prüft Count-IT das Format und, sofern verfügbar, die Prüfziffer für das gewählte Land. Danach folgt eine Online-Prüfung über VIES.

Einen Fehler im Format oder in der Prüfziffer müssen Sie korrigieren. Eine korrekte Prüfziffer beweist nicht, dass die Nummer tatsächlich für die Umsatzsteuer registriert ist; das bestätigt nur VIES. Bestätigt die Online-Prüfung die Nummer nicht, kann Count-IT fragen, ob Sie trotzdem fortfahren möchten.

Griechische USt-IdNrn. werden mit dem Ländercode EL gespeichert und angezeigt.

Eigene Preise geben Sie einem Kunden mit einem direkten Kundenpreis am Artikel, mit einer dem Kunden zugeordneten Preisliste oder mit einem Rabatt beim Kunden.

Eine Preisliste verknüpfen Sie, indem Sie sie öffnen, den Kunden bei den Kundenverknüpfungen hinzufügen und den Gültigkeitszeitraum prüfen. Achten Sie darauf, dass die Liste nicht versehentlich auch allgemein gilt.

Ein direkter Kundenpreis hat Vorrang vor allen Preislisten. Danach folgen die Kundenpreisliste, die Standardpreisliste, allgemeine Preislisten und der normale Preis mit Rabatt. Testen Sie nach der Einrichtung eine Transaktion mit diesem Kunden. Mehr zu Preisen finden Sie unter Artikel und Preise in der Wissensdatenbank.

Im Kundenportal kann ein Kunde mit eigenem Login über Bestelllisten bestellen, Aufträge und Rechnungen einsehen, online bezahlen und Mandate verwalten.

Je nach Einrichtung sind auch Support-Tickets und Schulungen verfügbar. Was ein Kunde genau sieht, legen Sie über Berechtigungen fest: Die Einstellung Standard-Berechtigungsgruppe für Kunden gibt neuen Portalbenutzern die gewählten Grundrechte.

Preise im Portal folgen derselben Preisreihenfolge wie im übrigen Count-IT, einschließlich Kundenpreisen, Preislisten und Staffeln. Mit Preise ohne MwSt. im Portal zeigen Sie Nettopreise, was für Geschäftskunden praktisch ist. Lesen Sie auch über Count-IT für den Großhandel.

Eine Bestellliste zeigt die Artikel, die ein Kunde bestellen kann; mit dem Herz neben einem Artikel fügt der Kunde ihn seinen Favoriten hinzu.

Mit Nur Favoriten filtert der Kunde die Artikel innerhalb der vorhandenen Registerkarten. Favoriten werden pro Benutzer gespeichert und sind auch in einem anderen Browser verfügbar; sie werden nicht mit anderen Benutzern desselben Kunden geteilt.

Mit Suchen findet der Kunde Artikel nach Name oder Artikelnummer in der gesamten Kategorie. Eine noch nicht aufgegebene Auswahl bleibt im selben Browser gespeichert, auch nach dem Abmelden. Unter Einstellungen › Aufträge › Bestellliste wählen Sie zwischen einer Liste und einem Raster mit Artikelbildern.

Ja. Wenn Kopieren erlaubt ist, zeigt die Bestellliste die Schaltfläche Artikel aus letzter Bestellung kopieren.

Sie öffnet eine Übersicht der letzten zehn Bestellungen mit Datum, Auftragsnummer und Summe. Mit Artikel anzeigen sieht der Kunde zuerst Artikel und Mengen; mit Kopieren und einer Bestätigung ersetzt er seine Auswahl durch diese Bestellung.

Count-IT verwendet dabei die aktuellen Preise und Staffeln, nicht die Preise der alten Bestellung. Nicht mehr bestellbare Artikel werden bei der Bestätigung gemeldet und nicht übernommen. Sie aktivieren diese Funktion mit der Einstellung Letzte Bestellung kopieren.

Ja. Beim Abschließen der Bestellliste kann der Kunde Ihre Referenz / Bestellnummer ausfüllen.

Dieses Feld ist optional und erscheint auf dem Auftrag, dem Lieferschein und der Rechnung. So kann Ihr Kunde Lieferung und Rechnung einfach seiner eigenen Bestellung zuordnen.

Bei einer Sammelrechnung werden die Referenzen der zugrunde liegenden Aufträge durch Kommas getrennt zusammengeführt. Leere und doppelte Werte werden dabei übersprungen.

Unter Einstellungen › Aufträge › Bestellliste wählen Sie bei Variationen zwischen Einzelne Artikel (Standard) und Variationsauswahl.

• Einzelne Artikel: Jede bestellbare Variation steht einzeln in der Liste und der Hauptartikel bleibt ausgeblendet.
• Variationsauswahl: Der Kunde sieht den Hauptartikel, klappt mit Variation wählen die Variationen auf und gibt pro Variation die Menge ein.

Hat eine Variation kein eigenes Bild, verwendet Count-IT das Bild des Hauptartikels. Die Bestellliste zeigt höchstens 250 Artikel pro Seite und Kategorie; mit Zurück und Weiter blättern Sie weiter.

Ja. Mit einem angebundenen Online-Zahlungsanbieter wie Mollie oder Pay. kann ein Kunde Aufträge und Rechnungen online bezahlen.

Dafür sind erforderlich:

• ein aktiver Online-Zahlungsanbieter und eine dafür eingerichtete Zahlungsart;
• die allgemeine Freigabe für Online-Zahlung;
• die Freigabe für den Belegtyp, etwa Rechnungen oder Aufträge;
• eine E-Mail-Vorlage oder öffentliche Ansicht mit Zahlungslink.

Diese Einstellungen finden Sie unter Einstellungen › Finanzen › Online-Zahlung. Das Verknüpfen eines Anbieters mit einer Zahlungsart schaltet sie nicht automatisch ein. Eine vollständig bezahlte Rechnung erhält keinen neuen Zahlungslink.

Ja. Mit der Einstellung Mandatszahlung erlauben können Sie per Lastschrift über ein gültiges Mandat des Kunden einziehen.

Mandate sind auch im Kundenportal sichtbar, sodass der Kunde sehen kann, welches Mandat er erteilt hat. Die Lastschrift ist eine der Zahlungsarten, die Sie in Count-IT einrichten können, neben zum Beispiel Bargeld, Kartenzahlung und Online-Zahlung.

Prüfen Sie bei einem Dauerauftrag, welche Zahlungsart standardmäßig vorgeschlagen wird, damit wiederkehrende Aufträge mit der richtigen Methode bezahlt werden.

Ja. Lieferanten können einen eigenen Login für das Lieferantenportal von Count-IT erhalten.

Über das Portal können Lieferanten ihre Artikel in Artikelgruppen einstellen, die Sie dafür freigeben. Setzen Sie dazu bei der Artikelgruppe die Option Kann von Lieferanten verwendet werden auf Ja.

Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Sie in Ihrem Geschäft Artikel mehrerer Lieferanten verkaufen. Für diese Situation bietet Count-IT außerdem Provisionseinstellungen pro Lieferant, sodass Sie Umsatz und Provision pro Lieferant abrechnen können.

Ja. Count-IT unterstützt Aufnahmeformulare (Intake-Formulare), die Sie pro Kunde erfassen und mit Artikeln oder Behandlungen verknüpfen können.

Mit der Einstellung Aufnahmeformulare anzeigen erscheint beim Kunden eine Registerkarte Aufnahmeformulare mit den ausgefüllten Formularen. Mit Mit Aufnahmeformularen verknüpfen und Behandlung mit Aufnahmeformularen verknüpfen verknüpfen Sie Formulare mit Artikeln oder Behandlungen.

So erfassen Sie zum Beispiel vor einer Behandlung die benötigten Angaben des Kunden und finden sie später beim Kunden wieder.

Ja. Mit der Einstellung Unterschrift anzeigen machen Sie die Unterschrift des Kunden zum Bestandteil des Auftragsprozesses.

Mit Namensfeld bei Unterschrift fragt Count-IT neben der Unterschrift auch einen Namen ab, und mit Name bei Unterschrift erforderlich lässt sich die Unterschrift nicht ohne Namen abschließen.

Angebote kann ein Kunde auch online über den Link in der E-Mail unterschreiben. Ihr Unternehmen erhält danach eine E-Mail, dass das Angebot unterschrieben wurde.

Ja. Mit Kundennotizen als Kassen-Pop-up zeigt die Kasse die Notizen eines Kunden als Warnung, sobald Sie diesen Kunden wählen.

Zusätzlich kann das Pop-up für offene Rechnungen auf offene Rechnungen hinweisen: immer, nur bei Überschreitung des Kreditlimits oder nur bei überfälligen Rechnungen.

Mit Null als kein Kredit legen Sie fest, wie ein Kreditlimit von null behandelt wird. So verhindern Sie, dass Sie unbemerkt auf Rechnung an einen Kunden mit Zahlungsrückständen verkaufen.

Ja. Setzen Sie unter Kontakte › Einstellungen › Kunden die Einstellung E-Mail-Adresse - Pflicht auf Ja; standardmäßig steht sie auf Nein.

Danach ist eine gültige E-Mail-Adresse erforderlich, wenn Sie einen Kunden über das Kundenformular anlegen oder ändern, auch bei bestehenden Kunden, die noch keine E-Mail-Adresse haben.

Die Einstellung gilt nicht für Kontakte, die nur Lieferant sind, für Ansprechpartner, für die separate Rechnungs-E-Mail-Adresse, für Importe und für automatische Anbindungen.