Lager und Einkauf

Ja. Count-IT unterstützt ein oder mehrere Lager mit Lagerplätzen, und Sie können den Bestand pro Lager und pro Lagerplatz einsehen.

Neben dem aktuellen Bestand zeigt Count-IT auch geplante Zu- und Abgänge. Über Einstellungen legen Sie unter anderem fest:

• das Standardlager, optional abweichend pro Kasse, Auftrag oder Rechnung;
• Lager dieses Geräts, das nur auf dem aktuellen Gerät gilt;
• Lager pro Zeile wählen für ein abweichendes Lager pro Artikelzeile;
• Lagerauswahl bei Lieferung erforderlich.

Mit Lagerplatzname anzeigen wählen Sie, ob Sie Code und Name, nur den Code oder nur den Namen eines Lagerplatzes sehen.

Mit den passenden Berechtigungen klicken Sie in der Artikelübersicht auf den Bestand eines Artikels, um ihn anzupassen. Nach dem Speichern wird die Übersicht automatisch aktualisiert.

Verkauf oder Lieferung bucht Bestand ab; ein Wareneingang oder eine Korrektur bucht Bestand zu. Geht es um eine gezählte Abweichung, verwenden Sie besser eine Bestandszählung, damit die Korrektur nachvollziehbar bleibt.

Lässt sich der Bestand nicht ändern? Prüfen Sie dann Ihre Benutzerrechte, den Artikelstatus, die Einstellung Bestand inaktiver Artikel ändern, die Lagerauswahl und eventuelle Seriennummernregeln. Bei einem angebundenen System kann auch die externe App für den Bestand führend sein.

Gehen Sie zu Artikel oder Lager, wählen Sie Bestandszählungen und fügen Sie eine Zählung hinzu.

1. Wählen Sie das Lager und die Zählart.
2. Scannen oder suchen Sie die Artikel und geben Sie die gezählten Mengen ein.
3. Legen Sie fest, ob die Zählung die vorhandene Menge ersetzt oder korrigiert.
4. Verarbeiten Sie die Zählung erst, wenn das geklärt ist.

Mit der Einstellung Standard-Zählart legen Sie fest, welche Art von Zählung standardmäßig vorgeschlagen wird, und mit Präfix Bestandszählung den Anfang automatisch vorgeschlagener Zählungsnamen. Maximale Zeilen pro Bestandszählung hält große Zählungen handhabbar.

Eine Bestandszählung verarbeitet eine konkrete Menge gezählter Zeilen; eine Inventur (Bilanzzählung) bündelt mehrere Zählungen zu einer Momentaufnahme des gesamten Bestands.

Nach Abschluss einer Inventur sehen Sie auch, welche Artikel nicht gezählt wurden. Aus dieser Übersicht können Sie nicht gezählte Bestände bewusst auf null setzen. Das ist eine Sammelaktion, die sich nicht einfach rückgängig machen lässt; prüfen Sie die Liste daher vorher sorgfältig.

Verwenden Sie eine Bestandszählung für eine Zwischenkontrolle, etwa eines Regals oder einer Artikelgruppe, und eine Inventur für eine vollständige Bestandsaufnahme, zum Beispiel zum Jahresende.

Bei einer Inventur wählen Sie Hinzufügen für eine Entwurfszählung und Verarbeiten, um den Bestand direkt zu aktualisieren.

Liegt derselbe Artikel an mehreren physischen Orten, führen Sie die Zählungen zuerst zusammen oder verarbeiten Sie sie bewusst pro Lagerplatz. So verhindern Sie, dass eine zweite Zählung die erste überschreibt.

Nach Abschluss zeigt die Inventur gezählte und nicht gezählte Artikel. Das Nullsetzen nicht gezählter Artikel ist eine Sammelaktion, die sich nicht einfach rückgängig machen lässt. Tun Sie dies nur, wenn Sie sicher sind, dass der gesamte vorhandene Bestand gezählt wurde.

Count-IT unterstützt Umbuchungen zwischen Lagern, sodass Sie Bestand von einem Lager in ein anderes verschieben können.

Mit der Einstellung Umbuchen aus dem Standardlager aktivieren Sie eine vereinfachte Umbuchung, bei der Bestand aus dem Standardlager umgebucht wird.

Prüfen Sie nach einer Umbuchung den Bestand pro Lager und pro Lagerplatz. Stimmt der Bestand danach nicht, vergleichen Sie die Bestandsbewegungshistorie mit dem Beleg, der die Abweichung verursacht hat.

Pro Artikel hinterlegen Sie einen Mindest- und Höchstbestand; Count-IT verwendet diese Werte im Bestellvorschlag und für die Meldung bei zu niedrigem Bestand.

Im Bestellvorschlag prüfen Sie Mindest- und Höchstbestand, aktuellen Bestand und Verkäufe, bevor Sie eine Bestellung erstellen.

Für den verfügbaren Bestand können Sie den Regalbestand berechnen lassen: aktueller Bestand minus geplante Abgänge, optional plus geplante Zugänge. Mit Regalbestandsberechnung Einkauf wählen Sie, welche Berechnung in Bestell- und Einkaufsprozessen verwendet wird.

Ja. Mit der Einstellung Mail bei Unterschreiten des Mindestbestands sendet Count-IT regelmäßig eine E-Mail mit Artikeln, die unter ihren Mindestbestand gefallen sind.

E-Mail-Adresse, Intervall und eine absolute Untergrenze stellen Sie separat ein. So legen Sie selbst fest, wer die Meldung erhält und wie oft.

Möchten Sie auf Grundlage dieser Meldung direkt bestellen, verwenden Sie den Bestellvorschlag. Er erstellt einen Vorschlag für eine Bestellung, den Sie selbst prüfen und freigeben.

Sie schreiben Bestand ab, indem Sie bei einer Bestandsänderung einen Abschreibungsgrund wählen, zum Beispiel bei Bruch oder Schwund.

1. Hinterlegen Sie in den Stammdaten unter Abschreibungsgründe Ihre eigenen Gründe.
2. Wählen Sie beim Anpassen des Bestands eines Artikels den Grund Abschreibung mit der passenden Bezeichnung.

Sind Gründe eingerichtet, erscheint an der Kasse auch die Taste Abschreiben, sodass Sie direkt an der Kasse abschreiben können. Abschreibungen finden Sie im Bericht Abschreibungen.

Sie legen selbst fest, ob der Bestand unter null fallen darf und ob Count-IT davor warnt oder die Aktion sperrt.

• Negativen Bestand erlauben: Der Bestand darf unter null fallen; alternativ begrenzt null als Minimum den Wert.
• Vor negativem Bestand warnen: auf Basis des aktuellen, des geplant abgehenden oder des netto geplanten Bestands.
• Negativen Bestand sperren: Die Aktion wird nicht ausgeführt, wenn die gewählte Berechnung unter null fällt.

Erhalten Sie eine unerwartete Sperre, prüfen Sie offene Aufträge und Bestellungen. Ändern Sie die Sperre nicht nur, um eine Transaktion durchzubringen, sondern korrigieren Sie Bestand oder Planung.

Der Bestellvorschlag nutzt Bestands- und Verkaufsdaten, um eine Bestellung vorzuschlagen; Sie prüfen die Bestellung und geben sie selbst frei.

1. Öffnen Sie den Bestellvorschlag und wählen Sie Berechnung und Zeitraum.
2. Prüfen Sie Mindest- und Höchstbestand, aktuellen Bestand und Verkäufe.
3. Wählen Sie den Lieferanten und erstellen Sie eine Entwurfsbestellung.
4. Prüfen Sie Mengen und Preise, bevor Sie die Bestellung versenden.

Count-IT bestellt also nicht automatisch: An den Lieferanten geht erst etwas, wenn Sie die Bestellung versenden.

Öffnen Sie Bestellungen und wählen Sie Hinzufügen, oder starten Sie aus dem Bestellvorschlag.

1. Wählen Sie den Lieferanten und das Lager.
2. Fügen Sie Artikel, Mengen, Einkaufspreise und Lieferinformationen hinzu.
3. Speichern Sie und versenden Sie per E-Mail oder direkt über eine unterstützte Lieferantenanbindung.
4. Buchen Sie den Wareneingang, sobald die Ware eingetroffen ist.

Über Einstellungen können Sie einen Standardlieferanten vorschlagen, nur dem Lieferanten zugeordnete Artikel zulassen, den Einkaufspreis mit dem Bestellpreis überschreiben lassen und Preise auf dem versendeten Beleg ausblenden.

Ja. Öffnen Sie eine gespeicherte Bestandszählung und wählen Sie Bestellung erstellen; bei einem Verkaufsauftrag machen Sie mit In Bestellung kopieren aus dem Verkaufsbedarf eine Lieferantenbestellung.

Bei einer Zählung wählen Sie einen Lieferanten. Artikel mit einem Haupteinkaufspreis bei diesem Lieferanten werden mit den Mengen aus der Zählung übernommen. Mehrere Zeilen desselben Artikels werden zusammengeführt und das Lager wird übernommen.

Count-IT verwendet die eingestellte Einkaufs-MwSt. des Lieferanten, andernfalls die MwSt. des Artikels. Prüfen Sie die Bestellung vor dem Speichern. Sie benötigen Rechte, um die Quellzählung oder den Quellauftrag einzusehen und Bestellungen anzulegen.

Mit einer Lieferantenanbindung rufen Sie je nach Lieferant Sortiment, Preise und Bestand ab und versenden Bestellungen elektronisch.

Aktivieren Sie die Einstellung Lieferantenanbindungen verwenden; beim Lieferanten erscheint dann der Bereich Lieferantendaten. Möglich sind unter anderem:

• Bestand beim Lieferanten einsehen;
• das Lieferantensortiment abrufen und mit Ihren eigenen Artikeln verknüpfen;
• Preise und Artikeldaten synchronisieren;
• Bestellungen elektronisch versenden.

Bei der Synchronisierung können ausgewählte Felder überschrieben werden; verknüpfen Sie daher zuerst eine kleine Auswahl. Ist Ihr Lieferant nicht dabei? Kontaktieren Sie uns.

Ja. Count-IT hat eine EDI-Anbindung für den elektronischen Austausch von Handelsdokumenten in vereinbarten Nachrichtenformaten sowie eine Anbindung an Centraal Boekhuis für Sortiment und Bestellungen.

Bei Centraal Boekhuis können auch Gewicht, Länge, Breite und Höhe aus dem Sortiment in Ihre Artikelfelder übernommen werden; fehlende Werte löschen Ihre vorhandenen Daten nicht. Eine einmal elektronisch versendete Bestellung kann nicht erneut über die Anbindung übermittelt werden.

Ist ein Wert länger, als der Lieferant erlaubt, zeigt Count-IT vor dem Versand eine Warnung und bittet um Bestätigung. Alle Integrationen ansehen.

Suchen Sie zuerst die Ursache in der Bestandsbewegungshistorie und korrigieren Sie erst danach mit einer gezielten Bestandszählung.

Prüfen Sie nacheinander:

• Lager und Lagerplatz;
• ob für den Artikel Bestand geführt wird;
• den Lieferstatus von Aufträgen, Retouren und früheren Bestandszählungen;
• Webshop-Bestellungen und welches System bei einer Anbindung für den Bestand führend ist.

Vergleichen Sie die Bewegungshistorie mit dem Beleg, der die Abweichung verursacht hat. So verhindern Sie, dass derselbe Fehler nach einer Korrektur erneut auftritt.