Rechnungen und Zahlungen

Sie erstellen eine Verkaufsrechnung mit Rechnung hinzufügen oder aus einem Auftrag, der Kasse oder einem periodischen Prozess. Count-IT unterstützt Verkaufs- und Einkaufsrechnungen, als Entwurf und als endgültige Rechnung.

1. Wählen Sie Rechnung hinzufügen oder erstellen Sie die Rechnung aus einem Auftrag, der Kasse oder einem periodischen Prozess.
2. Wählen Sie Kunde, Datum, Zahlungsbedingung und Positionen.
3. Prüfen Sie Umsatzsteuer, Preis, Rabatt, Kostenträger und eine eventuelle Auftragsreferenz.
4. Machen Sie die Rechnung endgültig, sobald sie fertig ist.
5. Versenden Sie sie mit der passenden E-Mail-Vorlage und den Anhängen.
6. Erfassen, zuordnen oder synchronisieren Sie die Zahlung.

Ein Rechnungsentwurf ist noch änderbar. Eine endgültige Rechnung ist administrativ abgeschlossen; Änderungen laufen dann über eine Korrektur oder Gutschrift.

Eine Gutschrift erstellen Sie am besten aus der ursprünglichen Rechnung, damit Count-IT die Gutschrift damit verknüpfen kann.

1. Öffnen Sie die ursprüngliche Rechnung.
2. Wählen Sie die Gutschriftfunktion.
3. Behalten Sie nur die Positionen und Mengen, die Sie gutschreiben möchten.
4. Machen Sie die Gutschrift endgültig.
5. Gleichen Sie die Gutschrift automatisch oder manuell mit der ursprünglichen Rechnung aus.

Mit der Einstellung Gutschrift automatisch ausgleichen verknüpft Count-IT eine aus der Originalrechnung erstellte Gutschrift automatisch mit dieser Rechnung. Rechnungen und Gutschriften können Sie auch auf der Seite Rechnungen ausgleichen miteinander ausgleichen.

Eine Rechnung mit Zahlungslink versenden Sie über eine E-Mail-Vorlage, die die Zahlungsaktion enthält. Dafür benötigen Sie:

• einen aktiven Online-Zahlungsanbieter wie Mollie oder Pay.;
• eine dafür eingerichtete Zahlungsmethode;
• die allgemeine Freigabe für Online-Zahlungen;
• die Freigabe für Online-Zahlungen bei Rechnungen (oder Aufträgen);
• eine E-Mail-Vorlage oder öffentliche Ansicht mit Zahlungslink.

Die Einstellungen finden Sie unter Einstellungen › Finanzen › Online-Zahlung. Eine deaktivierte Einstellung für eine Dokumentart hat Vorrang vor der allgemeinen Freigabe, und die Verknüpfung eines Anbieters mit einer Zahlungsmethode schaltet diese Einstellungen nicht automatisch ein. Senden Sie zuerst einen Test an eine interne Adresse.

Eine Anzahlung oder Teilzahlung erfassen Sie auf dem Auftrag oder der Rechnung, für die Teilzahlungen erlaubt sind; der Restbetrag bleibt einfach offen.

Mit der Einstellung Zahlung auf Auftrag erlauben kann ein Kunde bereits vor der Rechnungsstellung bezahlen. Erstellen Sie später die Rechnung, muss die Auftragszahlung korrekt übernommen oder zugeordnet werden. Prüfen Sie das, bevor Sie erneut einziehen.

Arbeiten Sie mit einer Anzahlung als negativem Artikelbetrag, zeigt die Auftrags-PDF (wenn Zahlungen sichtbar sind) zuerst die Summe, dann die Anzahlung und zuletzt Noch zu zahlen. Die Anzahlung wird dabei nur einmal verrechnet.

Ja. Mit Teilzahlungen kann ein Kunde einen Kassenvorgang mit mehreren Zahlungsmethoden begleichen, zum Beispiel teils bar und teils mit Karte.

1. Aktivieren Sie die Teilzahlungstasten in den Kasseneinstellungen.
2. Wählen Sie die erste Zahlungsmethode und geben Sie den Teilbetrag ein.
3. Wiederholen Sie dies für den Restbetrag.
4. Schließen Sie erst ab, wenn die Summe stimmt.

Mit der Taste Gleicher Betrag tragen Sie den Restbetrag schnell ein. Bei Periodenbuchungen ins Journal verteilt Count-IT Umsatz und Umsatzsteuer eines solchen Bons anteilig auf die verwendeten Zahlungsmethoden.

Count-IT kennt Zahlungserinnerungen in drei Stufen: Erinnerung 1, 2 und 3. Für jede Stufe legen Sie fest, nach wie vielen Tagen eine Rechnung für diese Erinnerung bereit ist. Die Erinnerungen versenden Sie selbst per E-Mail; Count-IT wählt dabei automatisch die Vorlage der nächsten Stufe.

Sie finden dies in den Rechnungseinstellungen unter Erinnerung 1, 2 und 3 nach Anzahl Tagen. So bauen Sie eine gestufte Nachverfolgung offener Rechnungen auf. Prüfen Sie vor dem Versand, ob kürzlich eingegangene Zahlungen bereits verarbeitet oder ausgeglichen sind, damit ein Kunde keine unberechtigte Erinnerung erhält.

Ja. Mit der Einstellung Mandatszahlung erlauben ermöglichen Sie den Lastschrifteinzug über ein gültiges Kundenmandat.

Lastschrift ist eine der Zahlungsmethoden, die Sie in Count-IT einrichten können. Achten Sie darauf, dass IBAN und BIC Ihres Unternehmens in den Firmendaten eingetragen sind; sie werden auf Rechnungen, Lastschriften und Zahlungsanweisungen verwendet. Kunden sehen ihre Mandate auch im Kundenportal.

Sie importieren eine Bankdatei auf der Seite Rechnungen ausgleichen; Count-IT macht danach Vorschläge, bucht aber nie automatisch.

1. Öffnen Sie die Übersicht der Verkaufsrechnungen, wählen Sie Rechnungen ausgleichen und öffnen Sie Banktransaktionen ausgleichen.
2. Klicken Sie neben Filter auf Importieren und wählen Sie die Datei. Unterstützt werden CAMT.053 (einzelne XML oder ZIP), MT940/STA sowie der TAB-, XLS- und XLSX-Export von ABN AMRO.
3. Prüfen Sie je Zeile Gegenpartei, Verwendungszweck, Betrag und vorgeschlagene Rechnung.
4. Bestätigen Sie mit Ausgleichen oder wählen Sie Ignorieren.

Die Vorschläge beruhen unter anderem auf Rechnungsnummer, Betrag und einer beim Kunden gespeicherten IBAN. Bereits importierte Transaktionen werden erkannt, auch aus einem anderen Format. Ein PDF-Kontoauszug dient nur zur Kontrolle. Richten Sie dafür die Zahlungsmethode für den Ausgleich von Banktransaktionen ein.

Eine Banktransaktion ohne Vorschlag bleibt mit dem Status Neu in der Standardliste; Sie können sie stehen lassen, selbst eine Rechnung wählen oder sie ignorieren.

Ignorieren setzt die Transaktion auf Ignoriert, ohne Zahlung. Versehentlich ignoriert? Wählen Sie im Statusfilter Ignoriert und danach Als neu markieren. Nach der Bestätigung steht sie wieder unter Neu, ohne dass eine Zahlung gebucht wird. Bei einer bereits ausgeglichenen Transaktion ist das nicht möglich.

Eine passende Teilzahlung ist erlaubt. Eine Transaktion mit falschem Vorzeichen, abweichender Währung oder einem Betrag über dem offenen Rechnungsbetrag wird nicht verarbeitet.

Ändern Sie eine endgültige Transaktion nicht stillschweigend, sondern korrigieren Sie sie per Stornierung, Gegenbuchung, Retoure oder Gutschrift, je nach Dokumentart und Zahlungsanbieter.

Handelte es sich um eine Terminalzahlung? Prüfen Sie dann zuerst beim Zahlungsanbieter, ob die Transaktion erfolgreich war, und nehmen Sie erst danach die administrative Korrektur vor. Starten Sie bei unbekanntem Ergebnis eine Zahlung nicht einfach erneut, um eine doppelte Abbuchung zu vermeiden.

Ja. Count-IT versendet Verkaufsrechnungen über Peppol mit der Integration von Scrada. Sie sehen den Versandstatus der Rechnung, und Count-IT ermittelt die Peppol-Registrierung (Peppol-ID) des Empfängers.

So richten Sie es ein:

• Tragen Sie die Peppol-ID Ihres eigenen Unternehmens in den Firmendaten ein;
• aktivieren Sie in den Rechnungseinstellungen Rechnungen über Peppol versenden. Damit schalten Sie den manuellen und, wo zutreffend, automatischen Peppol-Versand ein.

Count-IT nutzt Peppol für den Versand von Rechnungen. Möchten Sie wissen, ob Peppol zu Ihrer Situation passt? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Count-IT prüft eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in zwei Schritten: zuerst das Format und, wo verfügbar, die Prüfziffer für das gewählte Land, danach online über VIES der Europäischen Kommission.

Einen Fehler im Format oder in der Prüfziffer müssen Sie zuerst korrigieren. Eine korrekte Prüfziffer beweist noch nicht, dass die Nummer tatsächlich für die Umsatzsteuer registriert ist; dafür bleibt VIES die abschließende Prüfung. Bestätigt nur die Online-Prüfung die Nummer nicht, kann Count-IT um eine Bestätigung bitten, um trotzdem fortzufahren. Griechische Nummern werden mit dem Ländercode EL gespeichert.

Count-IT bietet Umsatzsteuerberichte für die Niederlande und Deutschland. Sehen Sie den Umsatzsteuerbericht nicht unter Berichte? Dann aktivieren wir ihn gern für Sie.

Arbeiten Sie mit einer Buchhaltungssoftware, können Sie Rechnungen und Zahlungen auch über eine Integration synchronisieren, zum Beispiel mit Exact Online, e-Boekhouden.nl oder Moneybird. Die Möglichkeiten finden Sie auf der Seite Integrationen.

Prüfen Sie bei Abweichungen zwischen Berichten immer denselben Zeitraum, dieselbe Steueranzeige, denselben Dokumentstatus, dieselbe Abteilung und denselben Verkaufskanal.

Über den Weg „auf Rechnung“ werden Verkäufe nicht sofort abgerechnet, sondern periodisch auf einer Rechnung je Kunde zusammengefasst.

• An der Kasse legen Sie mit Auf Rechnung verarbeiten als fest, ob die Kasse einen Auftrag, eine Rechnung oder einen anderen eingerichteten Weg verwendet.
• Mit Periodenkunde und nach Kunde gruppieren bestimmen Sie, auf welchen Kunden periodische Rechnungen erstellt werden.
• Die Einstellungen für periodische Rechnungen bestimmen Zeitraum, Nummern- und Datumsangaben, Zahlungsbedingung und ob die Rechnung sofort endgültig wird.
• Für Kundenaufträge wählen Sie bei Verkaufsauftrag automatisch fakturieren die Option Auf Rechnung.

Auf einer Sammelrechnung werden die Referenzen oder Bestellnummern des Kunden mit Kommas zusammengeführt; leere und doppelte Werte werden übersprungen.

Ja. Count-IT unterstützt Kundenabonnements und periodische Leistungen, die Sie einem Kunden zuordnen, abhängig von Ihrem Abonnement.

Für wiederkehrende Lieferungen verwenden Sie Wiederholungsaufträge. Legen Sie eine Wiederholungsdefinition mit Kunde, Positionen, Intervall, Startzeitpunkt und gewünschter Zahlungsmethode an und legen Sie fest, ob der Auftrag automatisch per E-Mail versendet oder fakturiert wird. Prüfen Sie den ersten erstellten Auftrag, bevor der Prozess unbeaufsichtigt weiterläuft.

Mehr über die Abrechnung für Geschäftskunden lesen Sie auf der Seite B2B.