Aan de slag

Richt eerst de basis in en test daarna een volledige verkoop, voordat je live gaat. Een beheerder doorloopt bij een nieuwe administratie bij voorkeur deze volgorde:

1. Controleer bedrijfsgegevens, valuta, land, btw-gegevens en bankrekening.
2. Maak afdelingen, gebruikers en rechtengroepen aan.
3. Richt btw-codes, grootboekrekeningen, dagboeken, betalingsvoorwaarden en betalingsmethodes in.
4. Maak productgroepen, eenheden, magazijnen en verzendmethodes aan.
5. Voeg producten, klanten en leveranciers handmatig of via import toe.
6. Stel kassa, facturen, orders, voorraad en nummerreeksen in.
7. Voeg printers, betaalterminals, weegschalen en andere lokale hardware toe.
8. Voeg externe apps toe en bepaal per gegevenssoort welk systeem leidend is.
9. Test een volledige keten: product zoeken, verkoop, betaling, voorraadmutatie, document, e-mail en eventuele synchronisatie.
10. Controleer rapportages en gebruikersrechten met een normale gebruikersaccount.

Een administratie is je volledige omgeving in Count-IT; een afdeling is een onderverdeling daarbinnen. De administratie bevat de bedrijfsgegevens, gebruikers, stamgegevens, transacties, instellingen en koppelingen.

Met afdelingen scheid je bijvoorbeeld omzet, gebruikers, magazijnen, printers, verkoopkanalen of boekingen, zoals per vestiging. Een gebruiker ziet alleen de gegevens en acties waarvoor zijn rechtenprofiel toegang geeft. Instellingen gelden meestal voor de hele administratie; instellingen met “dit systeem” of een apparaatkeuze gelden alleen voor het huidige apparaat of de huidige browser.

Stamgegevens zijn de herbruikbare basisgegevens waarop al je transacties steunen. Denk aan klanten, leveranciers, producten, productgroepen, btw-codes, grootboekrekeningen, dagboeken, betalingsmethodes, magazijnen, verzendmethodes, printers, sjablonen en apps.

Goede stamgegevens voorkomen fouten in verkopen, facturen en synchronisaties. Maak daarom bij een product eerst de productgroep, btw-code en eenheid aan voordat je producten toevoegt. Importeer je producten of relaties, test dan eerst met een paar regels en kies vaste vergelijkvelden, zoals artikelnummer of barcode, zodat er geen dubbele records ontstaan.

Maak voor de medewerker een eigen gebruiker aan en wijs een rechtengroep toe. Beperk daarbij de afdelingen en risicovolle acties tot wat de medewerker nodig heeft, en test de toegang met het account van de medewerker zelf.

Gebruik per medewerker altijd een eigen account, zodat je ziet wie wat heeft gedaan. Trek toegang direct in bij een functiewijziging of vertrek. Mag support tijdelijk meekijken, gebruik dan de daarvoor bedoelde tijdelijke toegang met een korte einddatum.

Medewerkers melden zich aan met hun eigen gebruiker; daarnaast kun je inloggen met een kassacode toestaan. Bij de instellingen voor gebruikers en login bepaal je onder meer:

• Login met code: aanmelden met een kassacode.
• Toegestane netwerkadressen voor codelogin: codelogin alleen op ingerichte locaties.
• Automatisch uitloggen na seconden: afmelden na inactiviteit, met eventueel een afwijkende waarde per apparaat.
• Accountwissel: snel wisselen tussen bevoegde gebruikers.

Wil je dat na iedere verkoop opnieuw wordt aangemeld, zet dan bij de kassa-instellingen Vergrendelen na afrekenen aan.

Count-IT werkt op een kassa, pc of laptop, tablet, telefoon en scanterminal. Die worden als apparaattype geregistreerd, zodat je per apparaat kunt bepalen wat erop mag, zoals het gebruik van de kassa.

Voor lokale hardware, zoals bonprinters, betaalterminals en weegschalen, is op het apparaat soms lokale software nodig, zoals de Count-IT-app. Meer over geschikte hardware lees je op de pagina Hardware.

Controleer of het apparaat geregistreerd is, of er een geldige licentie aan is gekoppeld en of het apparaattype de kassa mag gebruiken. Vervang je een apparaat, dan kan een beheerder de licentie van het oude apparaat ontkoppelen en aan het nieuwe apparaat koppelen.

Lukt dat niet, neem dan contact op met support en geef door om welk apparaat het gaat.

Valt het internet weg, dan kun je op de kassa basis afrekenen.

Count-IT kan voor ondersteunde processen lokale gegevens in de browser of app gebruiken, maar het is een online systeem. Welke gegevens lokaal beschikbaar zijn, hangt af van de gegevenssets die worden gesynchroniseerd en van je rechten. Ontbreken gegevens lokaal of zijn ze nog niet volledig gesynchroniseerd, dan haalt Count-IT ze online op.

Na een grote wijziging, een apparaatwissel of een synchronisatieprobleem kan een volledige herlaadactie nodig zijn. Controleer bij afwijkende prijzen ook of de gegevens op het apparaat recent zijn gesynchroniseerd.

Meestal wel: de meeste instellingen gelden voor de hele administratie. Instellingen met “dit systeem” of een apparaatkeuze gelden alleen voor het huidige apparaat of de huidige browser.

Voorbeelden zijn de schermzoom en lijsthoogte van dit apparaat, het magazijn van dit apparaat, de kassalayout van dit apparaat en Layout (Actieknoppen, dit systeem). Zo kun je één kassa afwijkend inrichten zonder de rest te veranderen.

Een functie is alleen zichtbaar als het abonnement, je rechten en de instellingen dat toestaan. Controleer:

• abonnement of bedrijfsrechten;
• je gebruikersrecht of rechtengroep;
• de geselecteerde afdeling;
• of de bijbehorende algemene instelling aanstaat;
• of de benodigde stamgegevens bestaan, zoals een printer, betalingsmethode, magazijn of app;
• of de knop in de kassalayout, de gekozen actieknoppenlayout of de zichtbare velden ontbreekt;
• of het document al definitief, geleverd, gefactureerd of betaald is.

Dit is een apparaatinstelling, geen fout in je gegevens. Controleer eerst de schermzoom en lijsthoogte van dit apparaat bij de algemene instellingen; die gelden alleen voor het huidige apparaat.

Gebruik je meerdere schermen, controleer dan in het besturingssysteem of de schermen op Uitbreiden staan in plaats van Dupliceren en of het juiste scherm als touchscreen is gekoppeld.

Bepaal vóór ingebruikname welk systeem leidend is voor klanten, producten, prijzen, voorraad, orders en betalingen. Een koppeling kan per administratie een andere synchronisatierichting en veldselectie hebben.

Maak vóór grote imports, bulkacties of een wijziging van de synchronisatierichting een controle-export en test met een beperkte selectie. Verander nooit tegelijk de synchronisatierichting, vergelijkvelden en mappings: pas één onderdeel aan, test met één record en controleer beide systemen. Een overzicht van alle koppelingen vind je bij Koppelingen.

Test een volledige keten: product zoeken, verkopen, betalen, voorraadmutatie, document, e-mail en eventuele synchronisatie. Gebruik daarvoor een testrelatie in plaats van echte klantgegevens.

Controleer daarna rapportages en rechten vanuit het perspectief van een normale gebruiker, niet alleen als beheerder. Test printers met een testafdruk op het werkelijke apparaat, en controleer bij kortingen, prijslijsten en bonuspunten de uitkomst met een testklant.

Geef een korte omschrijving van wat je verwachtte en wat er gebeurde, met de volledige foutmelding en de exacte datum en tijd. Vermeld ook:

• administratie en afdeling, en de gebruiker of rechtengroep;
• het soort apparaat en of het op andere apparaten ook gebeurt;
• het betrokken documentnummer, product, klant of app;
• de stappen om het probleem te herhalen en wat er sinds de laatste keer dat het werkte is gewijzigd.

Deel nooit wachtwoorden, API-sleutels of betaalterminalcodes. Je bereikt ons via support.