Rapportages

Count-IT heeft rapportages voor verkoop, financiën, voorraad, levering en productie. Afhankelijk van je rechten zie je onder meer:

• omzet en transacties;
• verkopen per product, productgroep, leverancier, betaalmethode of verkoopkanaal;
• marges;
• cashflow en kasverschillen;
• facturen en openstaande posten;
• voorraadoverzichten, voorraadwaardering en besteladvies;
• lever- en productielijsten;
• klant-, commissie- en leveranciersrapportages;
• agenda-, reparatie-, training- en scorecardgegevens.

Bekijk alle mogelijkheden op de pagina functies.

Het dashboard toont in blokken de belangrijkste cijfers en signalen, zoals omzet, kassastatus, facturen, orders, agenda, taken, reparaties, trainingen en synchronisatiefouten.

Je ziet alleen de blokken waarvoor je rechten hebt. Filters en btw-weergave kunnen per blok afwijken van de algemene financiële instelling. Met Maanddoel en startdatum in de kassa-instellingen voed je de doelweergave op het dashboard. Omzet per weekdag is gebaseerd op de transactiedatum; gemiddelden delen door het werkelijke aantal keer dat die weekdag in de periode voorkomt.

Er is ook een dashboardblok voor verdachte medewerkeractiviteit.

In het omzetoverzicht bekijk je omzet en transacties per periode, en download je een omzet-PDF voor een gekozen of aangepaste periode.

De weekdagverdeling in omzetrapportages en periode-PDF's is gebaseerd op de transactiedatum. Met de instelling Sorteervolgorde omzetonderdelen sorteer je betaalmethodes, groepen, producten en leveranciers op transacties, omzet, naam of code, en met Leverancier in omzetrapport voeg je de leverancier als analyse-as toe.

Zie je op je telefoon oude bedragen in een omzet-PDF? Genereer de PDF opnieuw en open het zojuist gedownloade bestand; een eerder opgeslagen PDF verandert niet mee.

De Verkoopanalyse toont je verkopen per product of groep, op basis van de bron die je kiest met het filter Gebaseerd op.

Je kiest verkoopfacturen, verkooporders, kassatransacties, een combinatie daarvan of voorraadmutaties. Bij gecombineerde bronnen worden kassaverkopen die later in een order of factuur zijn verwerkt niet dubbel geteld. Op basis van voorraadmutaties zijn alleen aantallen beschikbaar.

Je kunt meerdere productgroepen tegelijk selecteren, bij groepering per product de actuele voorraad als extra kolom tonen en met Toon totalen een totaalregel bovenaan zetten. Onder Exporteren download of bekijk je een PDF; de afdrukknop staat ernaast.

Count-IT berekent de marge volgens de instelling Margeberekening: als marge over de verkoopprijs of als opslag over de inkoopprijs.

Met Marge baseren op kassabonnen plus orders of facturen bepaal je welke verkoopbronnen in margerapportages worden meegenomen. Het margerapport gebruikt dezelfde totaalweergave als de Verkoopanalyse, inclusief de optie Toon totalen.

Zorg dat inkoopprijzen bij je producten actueel zijn; zonder juiste inkoopprijs is de marge niet betrouwbaar.

Count-IT heeft voorraadoverzichten en voorraadwaardering, en daarnaast de rapporten Omloopsnelheid en Afschrijvingen.

Het besteladvies gebruikt voorraad- en verkoopgegevens om inkooporders voor te stellen; jij controleert en keurt de inkooporder zelf goed. Daarnaast kan Count-IT periodiek een e-mail sturen met producten onder de minimumvoorraad.

Lees meer over voorraadbeheer op de pagina retail.

De leveringslijst en de productielijst tonen welke producten je voor openstaande orders moet leveren of produceren.

Klik op een product om de bijbehorende orders te bekijken. De popup toont per order het ordernummer en het aantal; in de leveringslijst staat ook de klantnaam. In de productielijst is de klantnaam standaard verborgen: zet Toon klant op Ja onder Instellingen › Orders › Productielijst om de klantkolom te tonen.

Regels zonder bestaand product worden niet in de leveringslijst opgenomen, ook niet in de PDF- of Excel-uitvoer.

Opgeslagen kastellingen zie je terug in het kastellingsoverzicht, met de telling, afdruk en export. Kasverschillen zie je ook terug in de cashflowrapportage.

Kastellingen kunnen totaal, per gebruiker, per kassa of per afdeling worden uitgevoerd, met een start- en eindtelling. Gebruik je Van kluis naar kas tonen bij een contante betaalmethode, dan blijft die aanvulling zichtbaar in de opgeslagen telling, afdruk en export, en toont het overzicht de kolom Van kluis naar kas.

Ja. Veel rapporten en overzichten kun je exporteren naar Excel of CSV, en rapporten zoals de Verkoopanalyse ook als PDF downloaden of bekijken.

Een Excel-export bevat maximaal 10.000 records, of 20.000 bij kassatransacties. Count-IT telt de records die na filters, zoektekst en selectie daadwerkelijk worden geëxporteerd; bij export per bonregel telt iedere bonregel als één record. Overschrijdt je export de limiet, verklein dan de selectie of kies CSV.

Mislukt een export? Probeer een kleinere periode of selectie en controleer je rechten.

Ja. Count-IT kan dagelijks automatisch een export van kassatransacties en van verkoopfacturen per e-mail versturen, bijvoorbeeld naar je boekhouder.

De dagelijkse kassatransactie-export bevat één regel per kassabonregel. Met het veld Leverancier (Export) bepaal je of Leverancier - Code en Leverancier worden opgenomen; deze kolommen tonen de hoofdleverancier van het product, of een streepje als die ontbreekt.

Met de kassa-instelling Financiële registratievorm bepaal je hoe kassaomzet financieel wordt verwerkt: niet, direct of per periode naar journaal, factuur of order/factuur.

Bij periodeboekingen naar het journaal blijft omzet gekoppeld aan de betaalwijze van de bon: volledig contant betaalde bonnen blijven contant en gepinde bonnen blijven pin. Bij meerdere betaalwijzen op één bon worden omzet en btw naar rato verdeeld. Met Btw-code voor periodeboeking en Standaard grootboekrekening richt je de gegroepeerde boeking verder in.

Eerder geboekte periodes veranderen niet automatisch mee.

Verschillen tussen rapporten ontstaan meestal doordat ze niet op dezelfde basis zijn gemaakt.

Controleer altijd:

• dezelfde periode;
• dezelfde btw-weergave (inclusief of exclusief);
• dezelfde documentstatus;
• dezelfde afdeling en hetzelfde verkoopkanaal;
• of orders of alleen facturen worden meegeteld.

Let bij datumfilters op: een lege eindtijd telt als 23:59:59, dus een einddatum zonder tijd neemt de hele dag mee.