Voorraad en inkoop

Ja. Count-IT ondersteunt één of meerdere magazijnen met opslaglocaties, en je kunt de voorraad per magazijn en per locatie bekijken.

Naast de actuele voorraad toont Count-IT ook geplande inkomende en uitgaande voorraad. Met instellingen bepaal je onder meer:

• het Standaardmagazijn, eventueel afwijkend per kassa, order of factuur;
• Magazijn van dit apparaat, dat alleen op het huidige apparaat geldt;
• Magazijn per regel kiezen voor een afwijkend magazijn per productregel;
• Magazijn verplicht kiezen bij levering.

Met Opslaglocatienaam tonen kies je of je code plus naam, alleen de code of alleen de naam van een locatie ziet.

Met de juiste rechten klik je in het productoverzicht op de voorraad van een product om deze aan te passen. Na opslaan wordt het overzicht automatisch bijgewerkt.

Verkoop of levering boekt voorraad af; een inkoopontvangst of correctie boekt voorraad bij. Gaat het om een afwijking die je hebt geteld, gebruik dan liever een voorraadtelling, zodat de correctie herleidbaar blijft.

Kan de voorraad niet worden gewijzigd? Controleer dan je gebruikersrechten, de productstatus, de instelling Voorraad van inactieve producten wijzigen, de magazijnkeuze en eventuele serienummerregels. Bij een gekoppeld systeem kan ook de externe app leidend zijn voor de voorraad.

Ga naar Producten of Voorraad, kies Voorraadtellingen en voeg een telling toe.

1. Selecteer het magazijn en het tellingtype.
2. Scan of zoek de producten en voer de getelde aantallen in.
3. Bepaal of de telling het bestaande aantal vervangt of corrigeert.
4. Verwerk de telling pas wanneer dat duidelijk is.

Met de instelling Standaard tellingtype bepaal je welk soort telling standaard wordt voorgesteld, en met Prefix voorraadtelling de beginletters van automatisch voorgestelde tellingnamen. Maximale regels per voorraadtelling houdt grote tellingen werkbaar.

Een voorraadtelling verwerkt een concrete set getelde regels; een balanstelling bundelt meerdere tellingen tot een momentopname van de hele voorraad.

Na afronding van een balanstelling zie je ook welke producten niet zijn geteld. Vanuit dat overzicht kun je niet-getelde voorraden bewust op nul zetten. Dat is een bulkactie die niet eenvoudig kan worden teruggedraaid, dus controleer de lijst eerst goed.

Gebruik een voorraadtelling voor een tussentijdse controle van bijvoorbeeld één schap of productgroep, en een balanstelling voor een volledige inventarisatie, zoals aan het einde van het jaar.

Bij een balanstelling kies je Toevoegen voor een concepttelling en Verwerken om de voorraad direct bij te werken.

Ligt hetzelfde product op meerdere fysieke plaatsen, voeg de tellingen dan eerst samen of verwerk ze bewust per locatie. Zo voorkom je dat een tweede telling de eerste overschrijft.

Na afronding toont de balanstelling getelde en niet-getelde producten. Het op nul zetten van niet-getelde artikelen is een bulkactie die niet eenvoudig kan worden teruggedraaid. Doe dit alleen als je zeker weet dat alle aanwezige voorraad is geteld.

Count-IT ondersteunt overboekingen tussen magazijnen, zodat je voorraad van het ene naar het andere magazijn kunt verplaatsen.

Met de instelling Overboeken vanuit standaardmagazijn zet je een vereenvoudigde overboeking aan, waarbij voorraad vanuit het standaardmagazijn wordt overgeboekt.

Controleer na een overboeking de voorraad per magazijn en per opslaglocatie. Klopt de voorraad daarna niet, vergelijk dan de voorraadmutatiegeschiedenis met het document dat de afwijking veroorzaakte.

Per product leg je een minimale en maximale voorraad vast; Count-IT gebruikt die waarden in het besteladvies en voor de melding bij een te lage voorraad.

In het besteladvies controleer je minimum, maximum, actuele voorraad en verkopen voordat je een inkooporder maakt.

Voor de beschikbare voorraad kun je de schapvoorraad laten berekenen: actuele voorraad min gepland uitgaand, eventueel plus gepland inkomend. Met Schapvoorraadberekening inkoop kies je welke berekening bij bestel- en inkoopprocessen wordt gebruikt.

Ja. Met de instelling Mail onder minimumvoorraad stuurt Count-IT periodiek een e-mail met producten die onder hun minimumvoorraad zijn gekomen.

Het e-mailadres, het interval en een absolute ondergrens stel je afzonderlijk in. Zo bepaal je zelf wie de melding ontvangt en hoe vaak.

Wil je op basis van die melding direct bestellen, gebruik dan het besteladvies. Dat maakt een voorstel voor een inkooporder dat je zelf controleert en goedkeurt.

Je schrijft voorraad af door bij een voorraadwijziging een reden voor afschrijving te kiezen, bijvoorbeeld bij breuk of derving.

1. Leg in de stamgegevens bij Redenen voor afschrijving je eigen redenen vast.
2. Kies bij het aanpassen van de voorraad van een product de reden Afschrijving met de juiste omschrijving.

Zijn er redenen ingesteld, dan verschijnt op de kassa ook de knop Schrijf af, zodat je direct vanaf de kassa kunt afschrijven. Afschrijvingen zie je terug in de rapportage Afschrijvingen.

Je bepaalt zelf of voorraad onder nul mag gaan, of Count-IT daarvoor waarschuwt of de actie blokkeert.

• Negatieve voorraad toestaan: voorraad mag onder nul; als alternatief begrenst nul als minimum de waarde.
• Waarschuwen voor negatieve voorraad: op basis van actuele, geplande uitgaande of netto geplande voorraad.
• Negatieve voorraad blokkeren: de actie gaat niet door als de gekozen berekening onder nul komt.

Krijg je een onverwachte blokkade, controleer dan open orders en inkooporders. Wijzig de blokkade niet alleen om een transactie door te krijgen, maar herstel de voorraad of planning.

Het besteladvies gebruikt voorraad- en verkoopgegevens om een voorstel voor een inkooporder te maken; jij controleert en keurt de order zelf goed.

1. Open het besteladvies en kies de berekening en periode.
2. Controleer minimum- en maximumvoorraad, actuele voorraad en verkopen.
3. Selecteer de leverancier en maak een conceptinkooporder.
4. Controleer aantallen en prijzen voordat je de order verstuurt.

Count-IT bestelt dus niet automatisch: er wordt pas iets naar de leverancier gestuurd als jij de inkooporder verstuurt.

Open Inkooporders en kies toevoegen, of start vanuit het besteladvies.

1. Selecteer de leverancier en het magazijn.
2. Voeg producten, aantallen, inkoopprijzen en leverinformatie toe.
3. Sla op en verstuur per e-mail of rechtstreeks via een ondersteunde leverancierskoppeling.
4. Boek de ontvangst zodra de goederen binnen zijn.

Met instellingen kun je een Standaardleverancier voorstellen, alleen aan de leverancier gekoppelde producten toestaan, de inkoopprijs laten overschrijven met de orderprijs en prijzen op het verzonden document verbergen.

Ja. Open een opgeslagen voorraadtelling en kies Inkooporder maken; bij een verkooporder maak je via Kopiëren naar inkooporder een leveranciersorder van de verkoopbehoefte.

Bij een telling kies je een leverancier. Producten met een hoofdinkoopprijs bij die leverancier worden overgenomen met de aantallen uit de telling. Meerdere regels van hetzelfde product worden samengevoegd en het magazijn wordt overgenomen.

Count-IT gebruikt de ingestelde inkoop-btw van de leverancier, en anders de product-btw. Controleer de order voordat je deze opslaat. Je hebt rechten nodig om de brontelling of bronorder te bekijken en om inkooporders te maken.

Met een leverancierskoppeling haal je, afhankelijk van de leverancier, assortiment, prijzen en voorraad op en verstuur je inkooporders elektronisch.

Zet de instelling Leverancierskoppelingen gebruiken aan; bij een leverancier verschijnt dan het onderdeel Data leverancier. Mogelijk zijn onder meer:

• voorraad bij de leverancier bekijken;
• het leveranciersassortiment ophalen en aan je eigen producten koppelen;
• prijzen en productgegevens synchroniseren;
• inkooporders elektronisch versturen.

Bij synchronisatie kunnen geselecteerde velden worden overschreven; koppel daarom eerst een kleine selectie. Staat je leverancier er niet tussen? Neem contact met ons op.

Ja. Count-IT heeft een EDI-koppeling voor elektronische uitwisseling van handelsdocumenten volgens afgesproken berichtformaten, en een koppeling met Centraal Boekhuis voor assortiment en inkooporders.

Bij Centraal Boekhuis kunnen ook gewicht, lengte, breedte en hoogte uit het assortiment worden overgenomen in je productvelden; ontbrekende waarden wissen je bestaande gegevens niet. Een inkooporder die eenmaal elektronisch is verzonden, kan niet nogmaals via de koppeling worden aangeboden.

Is een waarde langer dan de leverancier toestaat, dan toont Count-IT vóór verzending een waarschuwing en vraagt om bevestiging. Bekijk alle koppelingen.

Zoek eerst de oorzaak in de voorraadmutatiegeschiedenis en corrigeer pas daarna met een gerichte voorraadtelling.

Controleer achtereenvolgens:

• magazijn en opslaglocatie;
• of het product voorraad bijhoudt;
• leverstatus van orders, retouren en eerdere voorraadtellingen;
• webshoporders en welk systeem bij een koppeling leidend is voor de voorraad.

Vergelijk de mutatiegeschiedenis met het document dat de afwijking veroorzaakte. Zo voorkom je dat dezelfde fout na een correctie opnieuw optreedt.