Facturen en betalingen

Je maakt een verkoopfactuur met Factuur toevoegen, of vanuit een order, de kassa of een periodiek proces. Count-IT ondersteunt verkoop- en inkoopfacturen, als concept en als definitieve factuur.

1. Kies Factuur toevoegen of maak de factuur vanuit een order, kassa of periodiek proces.
2. Selecteer klant, datum, betalingsvoorwaarde en regels.
3. Controleer btw, prijs, korting, kostendrager en eventuele orderreferentie.
4. Maak de factuur definitief wanneer die gereed is.
5. Verstuur met de juiste e-mailsjabloon en bijlagen.
6. Registreer, match of synchroniseer de betaling.

Een conceptfactuur is nog aanpasbaar. Een definitieve factuur is administratief afgerond; een wijziging loopt dan via een correctie of creditfactuur.

Een creditfactuur maak je het liefst vanuit de oorspronkelijke factuur, zodat Count-IT de credit daaraan kan koppelen.

1. Open de oorspronkelijke factuur.
2. Kies de creditfunctie.
3. Behoud alleen de regels en aantallen die je wilt crediteren.
4. Maak de credit definitief.
5. Letter de credit automatisch of handmatig af tegen de oorspronkelijke factuur.

Met de instelling Credit automatisch afletteren koppelt Count-IT een vanuit de originele factuur gemaakte credit automatisch aan die factuur. Facturen en creditfacturen kun je ook onderling afletteren op de pagina Facturen afletteren.

Een factuur met betaallink verstuur je via een e-mailsjabloon waarin de betaalactie is opgenomen. Daarvoor zijn nodig:

• een actieve online betaalprovider, zoals Mollie of Pay.;
• een daarvoor ingerichte betalingsmethode;
• algemene toestemming voor online betalen;
• toestemming voor online betalen op facturen (of orders);
• een e-mailsjabloon of publieke weergave met betaallink.

Je vindt de instellingen onder Instellingen › Financieel › Online betaling. Een uitgeschakelde instelling voor een documentsoort gaat voor de algemene toestemming, en het koppelen van een provider aan een betaalwijze zet deze instellingen niet vanzelf aan. Stuur eerst een test naar een intern adres.

Een aanbetaling of deelbetaling registreer je op de order of factuur waarvoor deelbetalingen zijn toegestaan; het resterende bedrag blijft gewoon open staan.

Met de instelling Betaling op order toestaan kan een klant al vóór facturatie betalen. Maak je later de factuur, dan moet de orderbetaling correct worden overgenomen of gematcht. Controleer dat voordat je opnieuw incasseert.

Werk je met een aanbetaling als negatief productbedrag, dan toont de order-PDF (als betalingen zichtbaar zijn) eerst het totaal, daarna de aanbetaling en als laatste Nog te betalen. De aanbetaling wordt daarin maar één keer verrekend.

Ja. Met deelbetalingen kan een klant één kassatransactie met meerdere betaalmethodes afrekenen, bijvoorbeeld deels contant en deels met pin.

1. Zet de deelbetalingsknoppen aan in de kassa-instellingen.
2. Kies de eerste betalingsmethode en voer het deelbedrag in.
3. Herhaal dit voor het resterende bedrag.
4. Rond pas af wanneer het totaal klopt.

Met de knop Zelfde bedrag vul je snel het resterende bedrag in. Bij periodeboekingen naar het journaal verdeelt Count-IT omzet en btw van zo’n bon naar rato over de gebruikte betaalwijzen.

Count-IT kent betaalherinneringen in drie fasen: herinnering 1, 2 en 3. Per fase stel je in na hoeveel dagen een factuur klaar is voor die herinnering. Je verstuurt de herinneringen zelf per mail; Count-IT kiest daarbij automatisch het sjabloon van het volgende niveau.

Je vindt dit bij de factuurinstellingen onder Herinnering 1, 2 en 3 na aantal dagen. Zo bouw je een getrapte opvolging van openstaande facturen op. Controleer vóór het versturen of recent ontvangen betalingen al zijn verwerkt of afgeletterd, zodat een klant geen onterechte herinnering krijgt.

Ja. Met de instelling Mandaatbetaling toestaan maak je incasso mogelijk via een geldig klantmandaat.

Incasso is een van de betalingsmethodes die je in Count-IT kunt inrichten. Zorg dat IBAN en BIC van je administratie zijn ingevuld onder de bedrijfsgegevens; die worden gebruikt op facturen, incasso’s en betaalinstructies. Klanten zien hun mandaten ook in het klantportaal.

Je importeert een bankbestand op de pagina Facturen afletteren; Count-IT doet daarna voorstellen, maar boekt nooit iets automatisch.

1. Open het verkoopfacturenoverzicht, kies Facturen afletteren en open Banktransacties afletteren.
2. Klik op Importeren naast Filter en kies het bestand. Ondersteund zijn CAMT.053 (losse XML of ZIP), MT940/STA en de TAB-, XLS- en XLSX-export van ABN AMRO.
3. Controleer per regel tegenpartij, omschrijving, bedrag en voorgestelde factuur.
4. Bevestig met Afletteren, of kies Negeren.

Voorstellen zijn gebaseerd op onder meer factuurnummer, bedrag en een bij de klant opgeslagen IBAN. Al geïmporteerde transacties worden herkend, ook uit een ander formaat. Een PDF-afschrift is alleen geschikt ter controle. Stel hiervoor de Betaalmethode voor afletteren van banktransacties in.

Een banktransactie zonder voorstel blijft met de status Nieuw in de standaardlijst staan; je kunt haar laten staan, zelf een factuur kiezen of negeren.

Negeren zet de transactie op Genegeerd, zonder betaling. Per ongeluk genegeerd? Kies in het statusfilter Genegeerd en daarna Markeren als nieuw. Na bevestiging staat ze weer bij Nieuw, zonder dat er een betaling wordt geboekt. Dit kan niet bij een al afgeletterde transactie.

Een passende deelbetaling is toegestaan. Een transactie met een verkeerd teken, afwijkende valuta of een bedrag hoger dan het openstaande factuurbedrag wordt niet verwerkt.

Wijzig een definitieve transactie niet stilletjes, maar corrigeer via annuleren, tegenboeking, retour of creditfactuur, afhankelijk van het documenttype en de betaalprovider.

Ging het om een terminalbetaling? Controleer dan eerst bij de betaalprovider of de providertransactie is geslaagd en voer daarna pas de administratieve correctie uit. Start bij een onbekend resultaat een betaling niet zomaar opnieuw, om dubbele afschrijving te voorkomen.

Ja. Count-IT verstuurt verkoopfacturen via Peppol met de koppeling met Scrada. Je ziet de verzendstatus van de factuur en Count-IT zoekt de Peppol-registratie (Peppol-ID) van de ontvanger op.

Zo richt je het in:

• vul de Peppol-ID van je eigen administratie in bij de bedrijfsgegevens;
• zet de instelling Facturen via Peppol versturen aan bij de factuurinstellingen. Daarmee schakel je handmatige en, waar van toepassing, automatische Peppol-verzending in.

Count-IT gebruikt Peppol voor het versturen van facturen. Wil je weten of Peppol past bij jouw situatie? Neem contact met ons op.

Count-IT controleert een btw-nummer in twee stappen: eerst de notatie en, waar beschikbaar, het controlegetal voor het gekozen land, en daarna online via VIES van de Europese Commissie.

Een fout in notatie of controlegetal moet je eerst corrigeren. Een correct controlegetal bewijst nog niet dat het nummer echt voor btw is geregistreerd; daarvoor blijft VIES de afsluitende controle. Bevestigt alleen de online controle het nummer niet, dan kan Count-IT om bevestiging vragen om toch door te gaan. Griekse btw-nummers worden met de landcode EL opgeslagen.

Count-IT heeft btw-rapporten voor Nederland en Duitsland. Zie je het btw-rapport niet onder Rapporten? Vraag ons dan om het te activeren.

Werk je met een boekhoudpakket, dan kun je facturen en betalingen ook via een koppeling synchroniseren, bijvoorbeeld met Exact Online, e-Boekhouden.nl of Moneybird. Bekijk de mogelijkheden op de pagina koppelingen.

Controleer bij verschillen tussen rapporten altijd dezelfde periode, btw-weergave, documentstatus, afdeling en verkoopkanaal.

Met de route “op rekening” worden verkopen niet direct afgerekend, maar periodiek op één factuur per klant gezet.

• Op de kassa bepaal je met Op rekening verwerken als of de kassa een order, factuur of andere ingerichte route gebruikt.
• Met Periodeklant en groeperen per klant bepaal je op welke klant periodieke facturen worden gemaakt.
• De periodieke factuurinstellingen bepalen periode, nummer- en datuminformatie, betalingsvoorwaarde en of de factuur direct definitief wordt.
• Voor klantorders kies je bij Verkooporder automatisch factureren de optie Op rekening.

Op een verzamelfactuur worden de referenties of PO-nummers van de klant met komma’s samengevoegd; lege en dubbele waarden worden overgeslagen.

Ja. Count-IT ondersteunt relatieabonnementen en periodieke diensten die je aan een klant koppelt, afhankelijk van je abonnement.

Voor terugkerende leveringen gebruik je herhaalorders. Maak een herhaaldefinitie met klant, regels, interval, startmoment en gewenste betaalwijze, en stel in of de order automatisch wordt gemaild of gefactureerd. Controleer de eerste aangemaakte order voordat het proces onbeheerd verderloopt.

Lees meer over factureren voor zakelijke klanten op de pagina B2B.