Orders en verzenden

Een verkooporder doorloopt in Count-IT de stappen controleren, picken, leveren, verzenden, factureren en betalen.

1. Maak of open de order en controleer klant, leveradres, datum, magazijn en regels.
2. Maak zo nodig een picklijst.
3. Registreer de gepickte of geleverde aantallen.
4. Maak een zending wanneer je een vervoerderskoppeling gebruikt.
5. Factureer de nog niet gefactureerde aantallen.
6. Registreer of synchroniseer de betalingen.

Een order kan bijvoorbeeld wel betaald maar nog niet geleverd zijn, of deels geleverd en deels gefactureerd. De kolommen Geleverd en Gefactureerd laten per regel zien waar je staat.

Een offerte maak je aan, verstuur je naar de klant en zet je daarna om naar een verkooporder of factuur.

Zo hoef je de regels en klantgegevens niet opnieuw in te voeren. Controleer na het omzetten de leverdatum, het magazijn en de verzendmethode op de order.

Offertes, orders en facturen hebben elk een eigen PDF-sjabloon en e-mailsjabloon. Controleer na een wijziging van een sjabloon zowel het voorbeeld als een echte testmail naar een intern adres.

Ja. Een klant opent de offerte via de link in de e-mail en ondertekent deze online met een handtekening en naam.

Na ondertekening ontvangen het e-mailadres van je bedrijf en de verkoopmanagers van de klant een e-mail dat de offerte is ondertekend, met het tijdstip en de naam van de ondertekenaar. Een offerte kan maar één keer worden ondertekend.

Met de instellingen Naamveld bij ondertekening en Naam verplicht bij ondertekening bepaal je of naast de handtekening om een naam wordt gevraagd en of die verplicht is. Zet daarna de getekende offerte om naar een order.

Ja. Verkooporders ondersteunen deelleveringen: je registreert alleen de aantallen die je nu levert en de rest blijft open staan.

Per regel zie je in de kolom Geleverd hoeveel er al is geleverd. Met de instelling Niet-geleverde regels bovenaan staan open leverregels bovenaan voor snellere verwerking.

Wil je dat alleen bij volledige levering een verzendmail gaat, stel dan de Verzendmail in op alleen bij volledige levering. Met Producten zonder voorraad automatisch leveren passeren regels zonder voorraadbeheer de leverstap automatisch.

Open de order en kies factureren; Count-IT biedt alleen de nog niet gefactureerde aantallen aan.

Bij deelfacturatie factureer je een deel van de aantallen en blijven de overige aantallen open voor een volgende factuur. Met de instelling Eerste notitie op iedere deelfactuur herhaal je de context op elke deelfactuur.

Controleer na het definitief maken of automatisch leveren gewenst is of juist uitgeschakeld moet zijn. Een betaling die al op de order is geregistreerd, kan bij het maken van de factuur aan de factuur worden gekoppeld.

Als Maak factuur geen regels toont, zijn de orderregels waarschijnlijk al volledig gefactureerd.

Vergelijk per regel de kolom Aantal met Gefactureerd en controleer of er al deelfacturen voor deze order bestaan. Alleen aantallen die nog niet zijn gefactureerd, worden aangeboden.

Is een factuur onterecht gemaakt, gebruik dan een creditfactuur in plaats van de definitieve factuur stil te wijzigen.

Je registreert een aanbetaling als betaling op de order; het resterende bedrag blijft open tot de volgende betaling.

Zet daarvoor de instelling Betaling op order toestaan aan. Bij het maken van de factuur moet de orderbetaling worden overgenomen of gematcht; controleer dit voordat je opnieuw incasseert.

Werk je met een aanbetaling via een negatief productbedrag, dan toont de order-PDF (als betalingen zichtbaar zijn) eerst het totaal, daarna de aanbetaling en als laatste Nog te betalen. Met Order na volledige betaling leveren of factureren start je die stap pas als alles is betaald.

Je maakt een herhaalorder met een herhaaldefinitie waarin je klant, regels, interval, startmoment en betaalwijze vastlegt.

1. Maak de herhaaldefinitie aan met klant en orderregels.
2. Kies het interval en het startmoment.
3. Stel de gewenste betaalwijze in; met Standaard betaalmethode herhaalorder wordt die voorgesteld.
4. Bepaal of de aangemaakte order automatisch wordt gemaild (Herhaalorder automatisch mailen) of gefactureerd.

Controleer de eerste aangemaakte order voordat het proces onbeheerd verder loopt.

Vanuit een verkooporder maak je een picklijst, waarop je per regel de gepickte aantallen registreert door te scannen of aantallen in te vullen.

Tijdens het picken staat onderaan altijd gepickt/totaal, bijvoorbeeld 5/8. Handige instellingen zijn:

• Aantal automatisch vullen bij picken: vult het openstaande aantal voor (vraagt wel extra controle);
• Alles selecteren tonen: alles in één keer afvinken;
• Scherm na picken: kies waar je daarna naartoe gaat;
• Factuur na picken: automatisch factureren na volledige of gekozen pickstatus.

Orders uit het klantportaal kunnen met Automatisch picken direct in het pickproces worden gezet.

Ja. In het pakbonsjabloon zet je de opties Toon gewicht en Toon afmetingen aan; beide staan standaard uit.

Het gewicht wordt getoond met drie decimalen als totaal voor het geleverde aantal; afmetingen staan per artikel onder de omschrijving. Ontbreken gewichten, dan staat bij die regels Onbekend en vermeldt de totaalregel dat alleen bekende artikelen zijn meegeteld.

Leg het gewicht per product vast in het veld Gewicht (in kilogram) en zet het veld zo nodig aan via Instellingen › Zichtbare velden › Producten.

Je maakt een verzendlabel door vanuit een pakbon of verkooporder een zending aan te maken via een gekoppelde vervoerder.

Count-IT heeft koppelingen met onder meer Sendcloud, MyParcel, DHL Parcel, GLS, QLS, Parcel Pro en Sendy voor zendingen en labels, en afhankelijk van de dienst ook tracking en afhaalpunten. Een zending vereist doorgaans een volledig afleveradres, land, gewicht en een gekozen vervoerder of verzendmethode.

Zodra alle artikelgewichten bekend zijn, stelt Count-IT het gewicht voor één pakket voor op basis van de aantallen. Gewicht en afmetingen kunnen ook per pakket worden gevraagd. Voor fulfilment zijn er koppelingen met Monta en 3BM. Bekijk alle koppelingen.

Controleer eerst het afleveradres, de landcode, de verzendmethode, het gewicht, de afmetingen en de pakketverdeling.

Controleer daarnaast of de vervoerdersapp actief is en of de order al een eerdere zending heeft. Een zending vereist ook een geschikte order- of picklijststatus.

Met de instelling Ordernummerprefix of webshopordernummer bepaal je welke referentie naar de vervoerder en op het label gaat. Lukt het daarna nog niet, noteer dan de volledige foutmelding, het ordernummer en het tijdstip en neem contact op met support.

Ja. Voeg op de kassa producten en een klant toe en kies de knop voor order maken of de ingestelde afrondroute.

Controleer daarna de leverdatum, verzendmethode, betaling en het magazijn op de order. Een betaling die op de order wordt gedaan, kan later aan de factuur worden gekoppeld wanneer de factuur wordt gemaakt.

Zo kun je in de winkel bijvoorbeeld een bestelling aannemen die later wordt geleverd of opgehaald, en de aanbetaling direct afrekenen.

Ja, met afzonderlijke instellingen voor automatisch factureren en automatisch leveren; het een schakelt het ander niet vanzelf in.

• Verkooporder automatisch factureren: geen factuur, direct een definitieve factuur, of via op rekening.
• Na factuur automatisch leveren: alleen inschakelen als de fysieke levering daarmee overeenkomt.
• Order na volledige betaling factureren of leveren: start die stap pas als het volledige bedrag is geregistreerd.
• Factuur na picken: factureert na volledige of gekozen pickstatus.

Test een nieuwe instelling eerst met één order.

Ja. Met de instelling Verzendmail kies je nooit, altijd of alleen bij volledige levering, en of de mail na de zending of na het picken wordt verstuurd.

Met Picklijst bij verzendmail voeg je de picklijst als bijlage toe. De inhoud van de mail bepaal je in het e-mailsjabloon, waarin ook links naar documenten kunnen staan.

Met Kopie van e-mail naar vast adres stuur je een extra exemplaar naar een eigen adres. Gebruik daarvoor alleen een geldig intern e-mailadres.