Klanten en portaal

Je voegt een klant toe via Relaties › Klanten en vult minimaal de naam en de voor jouw proces verplichte contact- en adresgegevens in.

1. Ga naar Relaties en kies Klanten (of Leveranciers).
2. Voeg een relatie toe of open een bestaande relatie.
3. Vul naam, contact- en adresgegevens in.
4. Controleer financiële gegevens, betalingsvoorwaarden, btw en eventuele prijslijst.
5. Gebruik de tabbladen voor adressen, contacten, notities, verkopen en aanvullende gegevens.

Per klant kun je onder meer kredietlimieten, kortingen, afleveradressen en spaarpunten vastleggen.

Ja. Met de instelling Accounttypen gebruiken maak je onderscheid tussen klanten, prospects en suspects.

Zo houd je potentiële klanten in hetzelfde relatiebeheer bij als je bestaande klanten, met hun contactpersonen, adressen en notities.

Met Verkoopmanagers gebruiken wijs je relaties toe aan een verkoopmanager en filter je daarop. Met Eigen gebruiker als standaard verkoopmanager wordt de ingelogde gebruiker automatisch voorgesteld bij nieuwe relaties.

Contactpersonen en extra adressen leg je vast op de tabbladen van de klant, naast de algemene klantgegevens.

Een klant kan meerdere afleveradressen en contactpersonen hebben. Op orders kun je met de instelling Afwijkende velden “factuur aan”, “besteld door” en “leveren aan” deze rollen als aparte velden tonen. Let op: sommige boekhoudkoppelingen vereisen dat deze relaties gelijk zijn.

Met Voor- en achternaam gebruiken splits je persoonsnamen, en met Postcode in hoofdletters worden ingevoerde postcodes genormaliseerd.

Ja. Bij het invoeren of wijzigen van een btw-nummer controleert Count-IT de notatie en, waar beschikbaar, het controlegetal voor het gekozen land. Daarna volgt een online controle via VIES.

Een fout in de notatie of het controlegetal moet je corrigeren. Een correct controlegetal bewijst nog niet dat het nummer echt voor btw is geregistreerd; dat bevestigt alleen VIES. Bevestigt de online controle het nummer niet, dan kan Count-IT vragen of je toch wilt doorgaan.

Griekse btw-nummers worden opgeslagen en getoond met de landcode EL.

Je geeft een klant eigen prijzen met een rechtstreekse klantprijs op het product, met een prijslijst die aan de klant is gekoppeld, of met een korting op de klant.

Een prijslijst koppel je door de prijslijst te openen, de klant toe te voegen bij de klantkoppelingen en de geldigheidsperiode te controleren. Zorg dat de lijst niet onbedoeld ook algemeen geldt.

Een rechtstreekse klantprijs gaat voor op alle prijslijsten. Daarna volgen de klantprijslijst, de standaardprijslijst, algemene prijslijsten en de gewone prijs met korting. Test na het instellen een transactie met die klant. Meer over prijzen vind je onder producten en prijzen in de kennisbank.

In het klantportaal kan een klant met een eigen login bestellen via bestellijsten, orders en facturen bekijken, online betalen en machtigingen beheren.

Afhankelijk van je inrichting zijn ook supporttickets en trainingen beschikbaar. Wat een klant precies ziet, bepaal je met rechten: de instelling Standaard rechtengroep voor klanten geeft nieuwe portaalgebruikers de gekozen basisrechten.

Prijzen in het portaal volgen dezelfde prijsvolgorde als de rest van Count-IT, inclusief klantprijzen, prijslijsten en staffels. Met Prijzen exclusief btw in portal toon je prijzen exclusief btw, wat handig is voor zakelijke klanten. Lees ook over Count-IT voor groothandels.

Een bestellijst toont de producten die een klant kan bestellen; met het hartje bij een product voegt de klant het toe aan zijn favorieten.

Met Alleen favorieten filtert de klant de producten binnen de bestaande tabbladen. Favorieten worden per gebruiker bewaard en zijn ook in een andere browser beschikbaar; ze worden niet gedeeld met andere gebruikers van dezelfde klant.

Met Zoeken vindt de klant producten op naam of artikelnummer in de hele categorie. Een nog niet geplaatste selectie blijft in dezelfde browser bewaard, ook na uitloggen. Onder Instellingen › Orders › Bestellijst kies je tussen een lijst en een raster met productafbeeldingen.

Ja. Als kopiëren is toegestaan, staat in de bestellijst de knop Kopieer producten van laatste order.

Die opent een overzicht van de laatste tien orders met datum, ordernummer en totaal. Met Toon producten bekijkt de klant eerst de producten en aantallen; met Kopiëren en een bevestiging vervangt hij zijn selectie door die order.

Count-IT gebruikt daarbij de huidige prijzen en staffels, niet de prijzen uit de oude order. Producten die niet meer bestelbaar zijn, worden bij de bevestiging gemeld en niet overgenomen. Je zet deze functie aan met de instelling Laatste order kopiëren.

Ja. Bij het afronden van de bestellijst kan de klant Uw referentie / PO-nummer invullen.

Dit veld is optioneel en komt op de order, de leverbon en de factuur te staan. Zo kan je klant de levering en factuur eenvoudig matchen met zijn eigen inkooporder.

Bij een verzamelfactuur worden de referenties van de onderliggende orders met komma's samengevoegd. Lege en dubbele waarden worden daarbij overgeslagen.

Onder Instellingen › Orders › Bestellijst kies je bij Variaties tussen Losse producten (standaard) en Variatiekeuze.

• Losse producten: elke bestelbare variatie staat afzonderlijk in de lijst en het hoofdproduct blijft verborgen.
• Variatiekeuze: de klant ziet het hoofdproduct, klapt met Kies variatie de variaties uit en vult per variatie het aantal in.

Heeft een variatie geen eigen afbeelding, dan gebruikt Count-IT de afbeelding van het hoofdproduct. De bestellijst toont maximaal 250 producten per pagina per categorie; met Terug en Volgende blader je verder.

Ja. Met een gekoppelde online betaalprovider, zoals Mollie of Pay., kan een klant orders en facturen online betalen.

Daarvoor zijn nodig:

• een actieve online betaalprovider en een daarvoor ingerichte betalingsmethode;
• algemene toestemming voor online betalen;
• toestemming voor het documenttype, zoals facturen of orders;
• een e-mailsjabloon of publieke weergave met betaallink.

Deze instellingen vind je onder Instellingen › Financieel › Online betaling. Het koppelen van een provider aan een betaalwijze schakelt ze niet automatisch in. Een volledig betaalde factuur krijgt geen nieuwe betaallink.

Ja. Met de instelling Mandaatbetaling toestaan kun je incasseren via een geldig mandaat (machtiging) van de klant.

Machtigingen zijn ook zichtbaar in het klantportaal, zodat de klant kan zien welke machtiging hij heeft afgegeven. Incasso is een van de betalingsmethodes die je in Count-IT kunt inrichten, naast bijvoorbeeld contant, pin en online betalen.

Controleer bij een herhaalorder welke betaalwijze standaard wordt voorgesteld, zodat terugkerende orders met de juiste methode worden betaald.

Ja. Leveranciers kunnen een eigen login krijgen voor de leveranciersportal van Count-IT.

Via de portal kunnen leveranciers hun producten plaatsen onder productgroepen die je daarvoor openstelt. Zet daarvoor bij de productgroep de optie Kan gebruikt worden door leveranciers op Ja.

Dit is bijvoorbeeld handig als je producten van meerdere leveranciers in je winkel verkoopt. Voor die situatie kent Count-IT ook commissie-instellingen per leverancier, zodat je de omzet en commissie per leverancier kunt afrekenen.

Ja. Count-IT ondersteunt intakeformulieren die je per klant vastlegt en die je aan producten of behandelingen kunt koppelen.

Met de instelling Toon intakeformulieren verschijnt bij de klant een tabblad Intakeformulieren met de ingevulde formulieren. Met Link aan intakeformulieren en Link behandeling aan intakeformulieren koppel je formulieren aan producten of behandelingen.

Zo leg je bijvoorbeeld vóór een behandeling de benodigde gegevens van de klant vast en vind je ze later terug bij de klant.

Ja. Met de instelling Ondertekening tonen maak je de handtekening van de klant onderdeel van het orderproces.

Met Naamveld bij ondertekening vraagt Count-IT naast de handtekening ook om een naam, en met Naam verplicht bij ondertekening kan de ondertekening niet zonder naam worden afgerond.

Offertes kan een klant ook online ondertekenen via de link in de e-mail. Je bedrijf ontvangt daarna een e-mail dat de offerte is ondertekend.

Ja. Met Klantnotities als kassapopup toont de kassa de notities van een klant als waarschuwing zodra je die klant kiest.

Daarnaast kan de Openstaande-facturenpopup een melding geven over openstaande facturen: altijd, alleen bij overschrijding van de kredietlimiet of alleen bij vervallen facturen.

Met Nul als geen krediet bepaal je hoe een kredietlimiet van nul wordt behandeld. Zo voorkom je dat je ongemerkt op rekening verkoopt aan een klant met achterstallige betalingen.

Ja. Zet onder Relaties › Instellingen › Klanten de instelling E-mailadres - Verplicht op Ja; standaard staat deze op Nee.

Daarna is een geldig e-mailadres verplicht wanneer je een klant via het klantformulier toevoegt of wijzigt, ook bij bestaande klanten die nog geen e-mailadres hebben.

De instelling geldt niet voor relaties die alleen leverancier zijn, voor contactpersonen, voor het aparte factuur-e-mailadres, voor imports en voor automatische koppelingen.