Gebruikers en beveiliging

Je geeft een medewerker toegang door een eigen gebruiker aan te maken en daaraan een rechtengroep toe te wijzen.

1. Maak een gebruiker aan voor de medewerker.
2. Wijs een rechtengroep toe.
3. Beperk afdelingen en risicovolle acties waar nodig.
4. Test de toegang met het gebruikersaccount zelf.

Gebruik per medewerker een eigen account, zodat duidelijk is wie wat heeft gedaan. Controleer rechten vanuit het perspectief van een normale gebruiker, niet alleen als beheerder. Trek toegang direct in bij functiewijziging of vertrek.

Een gebruiker krijgt eigen rechten of een rechtengroep, en ziet alleen gegevens en acties waarvoor dat rechtenprofiel toegang geeft.

Er zijn rechten voor bekijken, toevoegen, bewerken en verwijderen, en voor bijzondere acties zoals definitief maken, leveren, synchroniseren of rapporttotalen zien. Ook dashboardkaarten verschijnen alleen voor gebruikers met de juiste rechten.

Met een rechtengroep geef je meerdere medewerkers in één keer dezelfde rechten. Behandel verwijderen, voorraad wissen, volledig synchroniseren en definitief maken als risicovolle acties, en geef die alleen aan wie ze echt nodig heeft.

Ja. Count-IT ondersteunt tweestapsverificatie met een code per e-mail of met een authenticator-app.

Je stelt dit in via je accountpagina: kies de gewenste methode en koppel daarna je authenticator-app of e-mailadres. Bij het inloggen vraagt Count-IT dan naast je wachtwoord om de code. Zo is je account beter beschermd, ook als iemand je wachtwoord kent.

Met apparaatregistratie koppel je een apparaat, zoals een kassa, aan je administratie en een licentie. Bepaalde functies, zoals de kassa, werken alleen op een geregistreerd apparaat.

Registreerbare apparaattypen zijn onder meer kassa, pc/laptop, tablet, telefoon en scanterminal. Met de instelling Geregistreerd beveiligingsapparaat verplicht beperk je beveiligde fiscale functies tot een geldig geregistreerd apparaat.

Melding dat het apparaat of de kassa niet is toegestaan? Controleer of het apparaat geregistreerd is, of er een geldige licentie aan gekoppeld is en of het apparaattype de kassa mag gebruiken. Een beheerder kan een licentie van een oud apparaat ontkoppelen en aan het nieuwe apparaat koppelen.

Ja. Met Login met code kunnen medewerkers met een kassacode inloggen, en met Toegestane netwerkadressen voor codelogin beperk je dat tot je eigen ingerichte locaties.

Zo werkt snel inloggen met een code wel op de winkelvloer, maar niet van buitenaf. Je vindt beide instellingen bij de instellingen voor gebruikers en login.

Met Automatisch uitloggen na seconden meldt Count-IT een gebruiker na een ingestelde periode zonder activiteit af.

Deze waarde geldt voor de hele administratie. Met Lokale afwijking automatisch uitloggen overschrijf je die waarde alleen op het huidige apparaat, bijvoorbeeld een kortere tijd op een kassa in een drukke ruimte. Wil je dat medewerkers na iedere verkoop opnieuw inloggen, gebruik dan de kassa-instelling Vergrendelen na afrekenen.

Je geeft support toegang via de tijdelijke supporttoegang met een einddatum. Jij bepaalt als klant of en hoe lang een supportmedewerker kan meekijken.

Geef tijdelijke supporttoegang altijd een korte einddatum. Na die datum vervalt de toegang vanzelf. Deel nooit je eigen wachtwoord met support of anderen; gebruik altijd de tijdelijke toegang. Hulp nodig? Bekijk de pagina support.

Ja. Count-IT heeft een rapport Verdachte medewerkeractiviteit, ook beschikbaar als dashboardblok. Het brengt per medewerker opvallende handelingen in beeld, zoals geannuleerde bonnen en betalingen, verwijderingen, kortingen en prijswijzigingen.

Zo zie je snel waar je beter even kunt meekijken. Een signaal is geen bewijs: bekijk de onderliggende transacties voordat je conclusies trekt. Voor dit rapport zijn de juiste rapportrechten nodig.

Je kunt risicovolle kassa-acties afschermen met een beveiligingscode, zodat alleen bevoegde medewerkers ze uitvoeren.

• Terugbetaling - Code (onder Kassa-instellingen › Beveiliging): de kassa vraagt deze code vóór iedere negatieve betaling, ongeacht de betaalmethode. Een leeg veld schakelt de controle uit.
• Beveiligingscodes annuleren, betaling annuleren en retourneren: vereisen de ingestelde code voor die acties.
• Kortingscode kassa: beveiligt handmatige korting.
• Inlogcode nodig voor lade: beveiligt het handmatig openen van de kassalade.

Herlaad de kassa nadat je een instelling hebt gewijzigd.

Ja. Met Accountwissel algemeen kunnen bevoegde gebruikers wisselen zonder volledig uit te loggen, en met Medewerker wisselen verschijnen op de kassa accountknoppen per medewerker.

Zo blijft iedere verkoop gekoppeld aan de medewerker die hem deed. Met Bon per gebruiker opslaan koppel je bonnen nadrukkelijk aan de actieve gebruiker, en met “Geholpen door” tonen registreer of toon je welke medewerker de klant hielp.

Ja. Met afdelingen scheid je onder meer omzet, gebruikers, magazijnen en printers, en een gebruiker ziet alleen gegevens waarvoor het rechtenprofiel toegang geeft.

• Afdelingswissel uitschakelen vergrendelt gebruikers op hun afdeling.
• Afdelingswissel voor beheerder laat bevoegde beheerders buiten de normale afdeling werken.
• Alleen kassa-afdeling bij login beperkt de keuzelijst tot kassagerelateerde afdelingen.

In het menu Geschiedenis zie je onder meer de verzonden e-mails en de verwerking van synchronisaties met gekoppelde apps.

Zo controleer je of een factuur of orderbevestiging echt is verstuurd, en of een koppeling gegevens goed heeft verwerkt. Wordt een e-mail niet verzonden? Controleer dan afzenderaccount, ontvanger, e-mailsjabloon, bijlagegrootte en de e-mailgeschiedenis. Klik niet herhaaldelijk op versturen: dat kan dubbele e-mail veroorzaken.

De belangrijkste regel: deel nooit wachtwoorden, API-sleutels, MCP-tokens, appgeheimen of betaalterminalcodes via e-mail, chat of documentatie.

• Gebruik per medewerker een eigen account en per integratie een eigen identiteit.
• Geef tijdelijke supporttoegang een korte einddatum.
• Trek toegang direct in bij functiewijziging, vertrek of een vermoed datalek.
• Exporteer alleen gegevens die nodig zijn en bewaar exports volgens je privacybeleid.
• Gebruik geen echte klantgegevens voor tests wanneer een testrelatie volstaat.
• Maak vóór grote imports of bulkacties eerst een controle-export.